Un altro strumento fondamentale del Lean Office è il Visual Management, che permette di gestire, mediante semplici strumenti visivi, gli stati di avanzamento dei processi degli Uffici, rendendoli visibili agli attori stessi di processo.
L’obiettivo fondamentale è rendere istantaneamente fruibili tutte le informazioni legate allo stato di avanzamento del processo, mettendo in luce le possibili criticità che si generano, potendole dunque affrontare in tempo reale. Le metodologie legate al Visual Management, che possono essere utilizzate non solo in fase di svolgimento del processo, ma anche in fase di analisi dello stesso.
Inoltre, riducono notevolmente gli interventi di allineamento intermedio e l’invio inutile di e-mail, dato che permettono il costante aggiornamento di stato con conseguente definizione delle attività di miglioramento da introdurre, nell’ottica di riduzione degli sprechi.
Nell’immagine precedente e nelle successive sono visibili alcuni di questi strumenti come i Tabelloni riepilogativi.
In questo modo si rende efficiente la gestione del processo e la fase di pianificazione e aggiornamento dello stesso.
La gestione dei processi transazionali nell’ambito degli Uffici, dei processi di servizio e la riduzione degli sprechi è spesso legata ad aspetti intangibili ma di difficile individuazione.
Il lavoro d’Ufficio è basato sulle transazioni. La transazione è l’unità elementare del lavoro d’Ufficio.
I processi transazionali si basano dunque su transazioni e il Visual Management assume un ruolo davvero importante per la gestione dei processi e il monitoraggio dello stato avanzamento e dei flussi informativi ad esso correlati.
Per queste ragioni le tecniche del Visual Management rappresentano davvero un valido strumento di analisi e gestione.
