Effetto osservabile:
Documenti fermi sulle scrivanie, sugli scaffali, all’interno di cartelle, sul desktop dei computer, in attesa di essere lavorati e completati
Cause:
- Documenti fermi sulle scrivanie parcheggiati e in attesa di completamento per via di altre attività più urgenti
- Documenti fermi in attesa della firma del responsabile
- Documenti fermi in attesa di decisioni, dati e indicazioni ulteriori
- Definire delle regole precise per processare i documenti previsti e gestire le eventuali urgenze in modo differente, ad esempio destinandole a personale esperto; fermo restando che, nel tempo, le urgenze devono diminuire, soprattutto se dipendono da pianificazioni errate
- Definire procedure che velocizzano l’analisi del documento e la successiva firma (ad esempio firma elettronica), soprattutto se il responsabile è fuori sede (le e-mail si possono leggere anche sul telefonino).
- Definire tutti i dati e le informazioni occorrenti per ogni fase di lavoro evitando, in questo modo, le interruzioni nel lavoro
