L’ultimo modulo, denominato “Controllo di Processo”,serve da volano peril ciclo di miglioramento continuo, impedisce il degrado e, contemporaneamente, permette di sviluppare cicli virtuosi di cambiamento, in meglio.
Questo moduloprevede l’utilizzo dei seguenti quattro strumenti:
- Il SIM (Short Interval Management), che serve per permettere al Team di miglioramento di comunicare con estrema efficacia e mantenere vivo l’interesse e la concentrazione delle persone;
- Il Sistema di Audit, che serve per monitorare costantemente il processo e le eventuali derive;
- La Skill Matrix, strumento fondamentale della metodologia Education & Training, che consente di visualizzare, a colpo d’occhio, il livello di competenza delle persone.
È uno strumento estremamente utile per i responsabili, sia per programmare i successivi step di formazione e addestramento, sia per collocare le persone nei processi, in caso di necessità;
- I Key Performance Indicators. Strumento manageriale che consente di definire il set di indicatori per misurare e monitorare il processo e il miglioramento, nel tempo.
Nell’immagine successiva è riportata la sintesi grafica della metodologia standard per implementare il modello Lean Office con successo.
L’immagine successiva mostra un esempio di calendario per l’implementazione del modello Lean Office, partendo da uno Stabilimento Pilota nel caso di Gruppi Multiplant.
La metodologia Education & Training prevede una sessione introduttiva sulla gestione del cambiamento.
Il cambiamento è un punto cardine nell’implementazione del modello Lean Office, per vincere le resistenze naturali che le persone mettono in atto, spesso inconsapevolmente.
Le resistenze derivano dai timori e dai condizionamenti della mente, che si rifiuta di accogliere il nuovo, perché costringe a rimettere in discussione quanto appreso sino a quel momento e che non sta più funzionando.
Questa sessione aiuta le persone ad uscire dalla propria «zona di confort» per creare, progressivamente, nuove prospettive esperienziali e nuovi traguardi.
Questo serve per abbassare la soglia di sicurezza e permette, a ciascuno, di sperimentare sul campo i nuovi paradigmi, che sottostanno al pensiero e alla filosofia Lean Office.
Essendo il Lean Office una metodologia che ha un forte impatto organizzativo, necessita di tempo per essere assimilato, compreso e attuato.
Questo modulo è estremamente importante, soprattutto per il management, che dovrà assimilare un nuovo modo di gestire il cambiamento, supportando le persone nei momenti di difficoltà che si presenteranno, a partire dalle prime esperienze del workshop pilota.
È altresì prevista la certificazione delle competenze per tutti i membri dei team di progetto.
Nell’immagine successiva è visibile, a titolo d’esempio un certificato che attesta il percorso formativo avvenuto con successo.
