Effetto osservabile:
Documenti e pratiche con errori che transitano lungo il processo con dati e informazioni inesatti o parziali, che debbono essere rielaborati e corretti e non consentono la prosecuzione delle attività alle fasi successive
Cause:
- Documenti con campi vuoti, non compilati, non corredati di informazioni utili o incomplete trasmesse al processo successivo
- Documenti che non prevedono l’inserimento di dati e informazioni importanti, necessarie per proseguire con le attività successive e che obbligano le persone che hanno necessità di avere queste informazioni a cercarle ovunque, con possibilità di generare errori, incomprensioni e perdite di tempo
Possibili soluzioni:
- Definire, per ogni documento, le procedure standard complete di tutte le informazioni necessarie da trasferire alle fasi successive, chiarendo in modo esaustivo chi sono i fornitori e chi sono i clienti del processo interno dell’azienda
- Definire, per ogni processo, quali informazioni aggiuntive occorre sapere e fornire a coloro che le richiedono, che non possono, per vincoli di processo, essere inserite nello standard documentale
- Calendarizzare incontri periodici tra le persone direttamente coinvolte in un processo per monitorare lo stato di avanzamento delle pratiche, nel rispetto delle tempistiche definite e per risolvere eventuali anomalie o mancanza di informazioni
- Definire la procedura di archiviazione dei documenti cartacei ed elettronici, condividendole con gli utilizzatori e formando il personale neo assunto per renderli edotti affinché rispettino le regole e si evitino perdite di tempo nella ricerca dei documenti
La presenza dei muda negli Uffici genera insoddisfazione, stress e perdita di motivazione nelle persone.
La demotivazione rende le persone poco disponibili a collaborare e genera un clima di giudizio e di biasimo che appesantisce molto il clima e complica le relazioni, con evidenti ricadute sulla produttività e l’efficienza dell’intera organizzazione.
La filosofia Lean si basa sulla lotta agli sprechi. Ci sono diversi strumenti per abbattere gli sprechi nelle aziende: il Lean Office si basa su regole e principi finalizzati all’abbattimento totale degli sprechi negli uffici e alla creazione di un ambiente con persone motivate.
