Effetto osservabile:
Persone che si spostano tra un ufficio e l’altro, o verso stampanti, fotocopiatrici, fax etc
Cause:
- Persone che si spostano nella ricerca di documenti mandati in stampa e prelevati per errore da altri colleghi o persi
- Persone che si spostano in altri Uffici perché necessitano di interazioni frequenti con gli altri colleghi
- Persone che si spostano verso archivi, stampanti, fotocopiatrici, fax dalla propria postazione di lavoro
- Persone che si spostano per prelevare oggetti e attrezzature distanti che servono per svolgere le attività (taglierine, cartelline, cancelleria etc.), rispetto alle postazioni di lavoro
- Persone che si spostano per cercare documenti, cancelleria e oggetti per svolgere il proprio lavoro e che non trovano per via del disordine e disorganizzazione degli Uffici
Nelle immagini successive sono riportati esempi di muda dovuti al disordine. La mancanza di ordine e organizzazione possono generare muda di trasporto, perché le persone sono costrette ad andare in giro negli uffici alla ricerca di documenti, cancelleria o attrezzi.
Normalmente il disordine genera una perdita di tempo per ricerca di documenti e informazioni pari al 25-30% del tempo totale, genera stress nelle persone, insicurezza e contribuisce alla generazione di errori e ritardi.
Spesso si sente ripetere da coloro che operano in queste condizioni frasi come: “io nel mio disordine ci vivo bene e, alla fine, trovo sempre tutto. Del resto, solo chi lavora crea disordine. Se non fai nulla avrai sempre un ambiente di lavoro ordinato ma, in fondo, vuol dire che non stai facendo niente di importante!”.
Quando però viene conteggiato lo spreco e la fatica inutile nel compiere le attività in un ambiente disordinato e disorganizzato, le persone sono più disposte a cambiare idea e applicare le 5S negli Uffici!
Possibili soluzioni:
- Riprogettare il layout tenendo conto dei flussi delle informazioni e della frequenza dei contatti tra persone per scambio di informazioni o aggiornamenti
- Posizionare le attrezzature (stampanti, fax e fotocopiatrici) secondo la frequenza di utilizzo, cercando di ridurre allo stretto necessario la fotocopiatura e la stampa dei documenti, riducendo le distanze e usando applicativi fax digitali
- Ridurre allo stretto necessario l’archiviazione fisica dei documenti cartacei (solo quelli previsti per legge), definendo regole condivise per l’archiviazione dei documenti in formato digitale
- Definire le regole di archiviazione dei documenti; evitare se possibile archivi per gli stessi documenti all’interno e all’esterno dell’ufficio
- Applicare la metodologia 5S Uffici per definire le regole e gli standard delle attività, creando allo stesso tempo un ambiente organizzato, pulito, ordinato, ergonomico, sicuro ed efficiente
Nelle due immagini successive sono riportati alcuni esempi di ambienti dopo l’applicazione della metodologia 5S Uffici.
Nell’immagine successiva si possono osservare degli esempi di ordine sulle scrivanie e organizzazione degli archivi. È bene sottolineare che “fare ordine” non è applicare le 5S!
Le 5S sono la metodologia di base del Lean Manufacturing e il loro impiego serve per definire gli standard e le regole per lavorare sempre in un ambiente ordinato, organizzato e pulito, senza bisogno di dover, periodicamente, tornare a fare ordine. Infatti, lo slogan delle 5S è il seguente: «un posto per ogni cosa e ogni cosa al suo posto».
