Il passo successivo consiste nell’individuare le metodologie Lean Office e gli strumenti più idonei, per l’analisi delle cause all’origine e la messa in campo di soluzioni, per la loro definitiva rimozione, secondo le priorità stabilite.
Le metodologie principali del modello Lean Office che vengono impiegate negli Uffici sono fondamentalmente sette:
- T.O.M Office. È uno strumento fondamentale del modello Lean Office, che consente di aggredire le perdite all’interno dei processi transazionali degli Uffici, con lo scopo di ridurle il più possibile o eliminarle definitivamente dai processi.
- Programma 5S. È la metodologia di partenza(dalle iniziali di cinque parole giapponesi) per ottenere un ambiente globale organizzato, ordinato, pulito, ergonomico e sicuro per il personale degli Uffici;
- Standard Work. È la metodologia che consente di definire le condizioni di base e le regole affinché una attività funzioni nel modo migliore (con meno sprechi possibili) e sia ripetibile e applicabile, da tutto il personale interessato;
- Problem Solving Cycle. È la metodologia che consente di definire e cambiare continuamente in meglio uno standard, risolvendo le anomalie del processo o partendo da una idea/suggerimento;
- Education & Training. È il programma di formazione e addestramento, attuato secondo le logiche e i principi del Lean Office.Il programma prevede la trasmissione della conoscenza attraverso l’apprendimento, con periodi di affiancamento progressivi, sino al raggiungimento del grado di completa autonomia delle persone;
- Team Work. È la metodologia che consente di creare il massimo grado di partecipazione dei membri di un gruppo, in termini di collaborazione, comunicazione efficace e coinvolgimento;
- Visual Management. È una tecnica Lean Office che permette di progettare un sistema pratico, intuitivo ed efficace di comunicazione visiva. Il visual management ha un impatto significativo, dal punto di vista del coinvolgimento e della governance, del percorso di trasformazione Lean office.