La quarta tappa prevede la scelta delle metodologie per aggredire le perdite degli Uffici, individuate nelle precedenti fasi.
La scelta delle metodologie è strategica per poter definire il training specifico ed elaborare il Piano Master di sviluppo del TOM.
Nelle due immagini successive sono riportate le diciotto perdite degli Uffici, suddivise nelle tre categorie precedentemente illustrate (perdite di disponibilità, produttività e processo).
A fianco di ciascuna perdita, sono indicate le metodologie più appropriate per la loro risoluzione.
Avendo a disposizione la stratificazione delle perdite sino al livello minimo di analisi, siamo ora in grado di focalizzare maggiormente l’attenzione e trovare metodi e strumenti adeguati ad aggredire le perdite.
Le metodologie si possono immaginare come delle cassette degli attrezzi, da adoperare in funzione dell’anomalia che si deve risolvere.
La logica è la stessa dell’artigiano, dell’elettricista, falegname, idraulico, fabbro che, quando intervengono su qualcosa da riparare, si portano appresso la loro valigetta con tutte le chiavi, gli strumenti e i materiali per poter intervenire e risolvere una anomalia.
Nell’immagine successiva è riportata la tabella comparativa per le perdite di produttività e processo, con a fianco le metodologie più appropriate per la loro risoluzione.
È importante sottolineare che, oltre alla scelta delle metodologie più appropriate, è di fondamentale importanza che il team di analisi sia multifunzionale, ossia composto da impiegati e tecnici esperti dei processi.
Un team multifunzionale offre il vantaggio di poter osservare l’evento da punti di vista differenti e, con le competenze al completo si può risalire alle cause scatenanti del problema e individuare le soluzioni più efficaci.
Tajichi Ohno, padre della filosofia Lean, ripeteva spesso che bisogna «andare a gemba»! Gemba è un termine giapponese (現場) che significa: luogo dove accadono le cose.
È lì che occorre essere per osservare e comprendere i fatti, per capire ciò che avviene e perché accade, per poter domandare alle persone la ragione di quello che succede e provare a cambiare, a trovare delle soluzioni per risolvere qualche anomalia.
Il Management delle aziende giapponesi occupa circa due terzi del tempo per supportare i propri collaboratori, affiancandoli sul campo e, in presenza di una anomalia, applica l’approccio delle 6G:
- 1. Gemba (recati nel luogo dove si è verificato l’evento);
- 2. Gembutsu (verifica il fenomeno, l’oggetto fisico, il documento);
- 3. Genjitsu (verifica i fatti e i dati);
- 4. Genri (verifica cosa dice la teoria);
- 5. Gensoku (verifica le procedure operative, le regole, gli standard);
- 6. Genten (lo stato di riferimento).
Sono altresì di importanza fondamentale il rigore nel seguire il metodo e il lavoro in Team. Per quanto concerne il metodo occorre essere precisi, percorrendo tutti i passi ed evitando di saltare frettolosamente alle conclusioni, perché si è convinti della propria idea.
Bisognerà inoltre rendere visibili le attività di analisi su dei pannelli con fogli formato A0.
Il Visual Management è uno strumento fondamentale perché favorisce la collaborazione di tutti e permette di acquisire maggior consapevolezza di ciò che si sta facendo. E questo è estremamente motivante per il Team!
Nell’immagine successiva sono riportate delle raccomandazioni importanti per condurre una analisi con successo.
