Effetto osservabile:
Presenza di documenti inutilizzati o non necessari nel flusso di lavoro e negli uffici
Cause:
- Report e informazioni inviati con anticipo rispetto alle richieste con rischio di inutilizzo per obsolescenza
- Report con presenza di dati e informazioni che non servono e non sono richiesti
- Report non necessari, in più o non richiesti
- Copie di documenti in più e inutili
Possibili soluzioni:
- Concordare con i colleghi a monte e a valle del proprio processo (fornitori e clienti interni) modalità e tempi con cui ottenere e restituire le informazioni occorrenti
- Definire la tipologia di documenti che servono veramente e che transitano nel processo, eliminando tutto il resto (report, annotazioni etc.).
- Evitare di stampare documenti cartacei, soprattutto copie non necessarie; creare piuttosto copie in pdf all’interno di cartelle condivise
Evitare di inviare documenti o e-mail a colleghi che non sono completamente interessati
