Nelle attività quotidiane di un Ufficio vengono eseguite abitualmente operazioni di riordino come:
- Attività di scelta, eliminazione di documenti inutili e smaltimento carta
- Sistemazione e organizzazione
- Controlli e archiviazioni
Queste attività vengono compiute da persone più disponibili e maggiormente sensibili all’ordine e alla pulizia.
Ma, con il passare del tempo, si ritorna alla situazione di partenza, disorganizzata e disordinata, e non si riesce a mantenere il livello ottenuto. Perché? I motivi sono sostanzialmente tre:
- Mettere in ordine e pulire un’area di lavoro appena si ha del tempo a disposizione, non significa adottare le 5S! Le 5S sono una metodologia che prevede degli step implementativi precisi con modalità standardizzate e propedeutiche.
- L’ordine, l’organizzazione e la pulizia che si ottengono con le 5S, sono frutto di una attività svolta in team, applicando metodo e definendo degli obiettivi precisi. Non sono frutto della buona volontà e dell’iniziativa di un singolo o di poche persone.
- In mancanza degli standard è impossibile mantenere qualsiasi condizione di lavoro. Con le 5S si definiscono le procedure, si fissano le regole, si condividono gli standard e si monitora il loro rispetto, nel tempo.
Nell’immagine successiva, sono elencate alcune delle ragioni per le quali conviene avviare un programma 5S, negli Uffici.
Un ambiente di lavoro organizzato secondo questo sistema è allineato con i principi Lean in quanto richiede minor tempo, minor spazio, minor sforzo, riduce i costi e gli errori.
L’implementazione del programma 5S negli uffici crea un ambiente compatto, attento, rispettoso delle regole e, gli eventuali errori e inefficienze, diventano subito evidenti.
Si crea un ambiente “gestito a vista”, che permette di comprendere, a colpo d’occhio, se qualcosa è fuori posto, se c’è un accumulo di pratiche che non dovrebbe esserci, se le persone non stanno rispettando gli standard definiti.
Le 5S traggono spunto dalle iniziali della pronuncia occidentalizzata dei cinque termini giapponesi che descrivono i cinque passi della metodologia, di seguito illustrati e descritti.
Si sente spesso ripetere in questi casi: «in questo ufficio sono l’unico/a che mette in ordine e, puntualmente, mi tocca rimettere in ordine perché qualcuno non rispetta le regole e il lavoro dei colleghi».
Le 5S sono la base del modello Lean Production. Attraverso il loro impiego, vengono definiti gli standard di lavoro che sono la base di partenza del percorso di miglioramento e non sono da confondere con «fare ordine e pulizia» tout court.
Le ragioni per le quali si rende necessario implementare il programma 5S negli Uffici possono essere sintetizzate nell’immagine successiva.
Un ambiente di lavoro organizzato secondo questo sistema è allineato con i principi Lean in quanto richiede minor tempo, minor spazio, minor sforzo, riduce i costi e gli errori.
L’implementazione del programma 5S negli uffici crea un ambiente compatto, attento, rispettoso delle regole e, gli eventuali errori e inefficienze, diventano subito evidenti.
Si crea un ambiente “gestito a vista”, che permette di comprendere, a colpo d’occhio, se qualcosa è fuori posto, se c’è un accumulo di pratiche che non dovrebbe esserci, se le persone non stanno rispettando gli standard definiti.
Le 5S traggono spunto dalle iniziali della pronuncia occidentalizzata dei cinque termini giapponesi che descrivono i cinque passi della metodologia, di seguito illustrati e descritti.
