Vi è mai capitato di parcheggiare la vostra auto in un’area non delimitata dalle strisce perimetrali?
Avete notato come ciascuno posteggi a modo suo occupando più spazio del necessario con la conseguenza che l’area utile per il parcheggio si riduce, ci stanno meno auto e diventa molto più difficoltoso fare le manovre di entrata e d’uscita con l’automobile?
La stessa identica logica vale per qualsiasi ambiente, compresi gli Uffici. In mancanza di regole precise l’anarchia e la fantasia prendono il sopravvento e si genera il caos e il disordine.
Dal disordine scaturiscono tutti i problemi in cascata: si perde tempo, si commettono errori, ritardi nel completamento dei documenti e delle pratiche, senso di disagio, stress e insoddisfazione delle persone.
Nell’immagine successiva è riportato un esempio reale di parcheggio senza strisce (a sinistra) e con le strisce (a destra).
La 4°S si occupa del rendere evidente (Visual) l’organizzazione che si è stabilita nelle 3S precedenti. Questa S diventa fondamentale per il rispetto e il mantenimento degli standard decisi.
SEIKETSU: Standardizzare – La 4°S consente di rendere visive le regole, il metodo, le condizioni e le modalità per gestire al meglio lo svolgimento del lavoro e l’utilizzo degli spazi.
Il processo di definizione delle regole comprende lo studio dettagliato di tutte le attività e la perimetrazione degli spazi di lavoro. Questo processo nasce dalla 1°S e si conclude nella 4°S.
Nell’immagine successiva si possono osservare degli esempi di come la marcatura, le linee e l’uso dei colori migliorino la gestione visiva, il reperimento degli oggetti e del materiale occorrente.
Nella fotografia in alto a sinistra sono visibili dei pannelli inclinati da mettere sopra gli scaffali per evitare che vengano riposti degli oggetti e si ricrei disordine e sporco.
Perimetrare le aree di lavoro definendo cosa riporre negli appositi spazi permette di gestire a vista le attività, di ridurre gli errori e di facilitare il reperimento degli oggetti azzerando i tempi di ricerca degli stessi.
La differenza tra “fare ordine” e applicare le 5S consiste in questo. Quante volte dopo aver impiegato tempo ed energie per riordinare un locale, un tavolo di lavoro, uno scaffale, una scrivania e, nel giro di poco tempo, si è ritornati alla situazione all’origine e non si è mantenuta quella condizione?
Il problema non risiede nella difficoltà di mantenimento ma nel metodo, nella mancata standardizzazione. Se non si definiscono gli standard lasciamo spazio aperto all’interpretazione, generando il caos.
Nell’immagine in alto sono visibili degli esempi di standardizzazione della documentazione negli armadi, negli scaffali e per le scrivanie.
Usare le righe inclinate e colorate, come negli esempi, serve per stabilire l’esatta posizione dei dossier. In questo modo quando vengono prelevati e depositati, se le righe non coincidono significa che il posto non è corretto.
Un altro aspetto importante legato alla standardizzazione è l’utilizzo delle sagome, ovvero l’impronta dell’oggetto nell’esatta posizione definita per il suo collocamento.
In questo modo, quando l’oggetto è in uso, rimane visibile nello spazio vuoto la sua immagine o il suo contorno in modo che, terminato il suo utilizzo, venga riposto esattamente nello spazio definito.
Nell’immagine seguente è visibile lo standard preparato per un cassetto della scrivania. Nell’esempio è stato utilizzato del poliuretano a cui sono stati praticati degli intagli della dimensione degli oggetti e, nello spazio ricavato è stata inserita la foto dell’oggetto da riporre.
Nell’immagine successiva è visibile una postazione di lavoro in ottica 5S. come potete notare tutto ciò che serve è a portata di mano e, inoltre, è stata data molta importanza alla gestione a vista.
La cancelleria di uso più frequente non è all’interno dei cassetti ma è stata appoggiata su un pannello e sagomata. In questo modo è stato eliminato lo spreco dell’apertura/chiusura dei cassetti.
Le cartelle dei documenti sono state disposte in orizzontale e, a fianco di ogni spazio in corrispondenza della cartella, è stata incollata la fotografia del cliente/fornitore interno destinatario dei documenti contenuti al suo interno.
Nelle immagini sottostanti sono riportati due esempi di moduli per l’analisi documentale che transita negli uffici e per l’archiviazione.
L’utilizzo di questi moduli permette di stabilire gli standard sulla gestione totale di documenti e pratiche.
Questa fase di analisi è molto importante perché con essa si può comprendere, ad esempio, se esistono doppioni di documenti e se c’è il fenomeno della ridondanza, ovvero più persone, magari di Uffici diversi, che fanno lo stesso identico lavoro o molto simile, senza esserne a conoscenza.
Lo spreco dovuto alla ridondanza delle attività è piuttosto ricorrente negli Uffici ed è un fenomeno che riscontriamo puntualmente in ogni attività di cantiere.
Nell’immagine successiva è riportato un esempio di modulo per l’analisi degli archivi e la conservazione documentale.
Molti Uffici, dopo attenta analisi e dove è possibile farlo, passano alla trasformazione digitale dei documenti cartacei.
Le 5S permettono alle aziende di adottare, nella propria organizzazione, sistemi di gestione documentale più efficaci, anche nel rispetto delle nuove normative per l’archiviazione elettronica, la conservazione dei documenti informatici e la gestione della dematerializzazione dei documenti.
Gli Uffici delle aziende sia provate che pubbliche, dovendo raccogliere, ordinare, catalogare, conservare e gestire dati e documenti che circolano in grande quantità non possono fare a meno di adottare le 5S. Chi gestisce le informazioni con maggiore efficienza, sia in ambito privato che pubblico, risulta vincente.
Con la 4°S si procede alla revisione del flusso documentale, delle modalità di scambio delle informazioni e di come le persone operano nel processo.
L’obiettivo è di standardizzare le soluzioni migliori, cercando di ridurre gli sprechi in termini di spostamenti, movimenti del personale, errori e rilavorazione dei documenti, evitando le attese, facendo scorrere il flusso senza interruzioni e, soprattutto, garantendo l’ergonomia e la sicurezza nello svolgimento del lavoro delle persone negli Uffici.
Un aspetto fondamentale della 4°S è l’utilizzo di strumenti visivi che contribuisce al mantenimento e al rispetto delle regole per una ragione intrinseca e specifica della natura umana, illustrata nell’immagine successiva.
Le procedure favoriscono la sostenibilità e il mantenimento dei risultati. Questo spiega le ragioni per le quali si fatica a mantenere una determinata condizione, magari raggiunta con fatica.
Inoltre, è estremamente importante che le regole vengano definite dal team, consultando in primis coloro che dovranno rispettarle e metterle in pratica.