La filosofia di base del Lean Office è lavorare incessantemente sull’individuazione e la successiva riduzione/ eliminazione continua degli sprechi dei processi transazionali degli Uffici.
Ma cosa sono gli sprechi? Lo spreco è una qualsiasi attività che non aggiunge valore, secondo il punto di vista del cliente.
Le aziende, per garantire la marginalità e per preservare il proprio futuro, devono attuare una strategia che mira alla continua riduzione degli sprechi e dei costi, attraverso la progettazione di un sistema snello e organizzato.
Il Lean office è il modello manageriale che consente di focalizzare l’attenzione sulla massimizzazione sistematica della produttività dei processi transazionali degli Uffici.
Questo obiettivo si può raggiungere con l’impiego di standard e metodologie manageriali, che supportino le persone nella conduzione efficiente del proprio lavoro.
Gli indici di produttività globale possono essere spinti ai massimi livelli, senza bisogno di ricorrere ad investimenti particolari nelle infrastrutture informatiche o nuove assunzioni.
Il Lean Office consente di adottare un modello totalizzante e innovativo per gli Uffici delle imprese, composto da un insieme di strumenti e tecniche metodologiche altamente manageriali.
L’acquisizione delle tecniche contribuisce alla crescita dell’efficienza dei processi e dei sistemi transazionali, portandole ai livelli d’eccellenza e curando, allo stesso tempo, sostenibilità e coinvolgimento diretto di tutto il personale degli Uffici.
La chiave del successo del Lean Office è nel know-how tecnico-manageriale, ormai consolidato, che impiega metodologie e strumenti in grado di generare attività sistematiche e strutturate (non eventi sporadici basati sulla buona volontà delle persone), di riduzione continua dei costi.
Oggi esistono molteplici esempi industriali di percorsi di cambiamento, che hanno condotto a significativi aumenti dell’efficienza, a seguito dell’applicazione delle metodologie formalizzate del Lean Office.
Nella figura successiva è riportato un esempio di saving derivati dall’impiego del modello Lean Office.
La nostra mission è contribuire alla crescita e allo sviluppo delle imprese clienti, per il raggiungimento dei livelli di eccellenza delle performances globali.
Ma per raggiungere il successo è importante partire con il piede giusto. Non si può concepire il Lean office come un semplice progetto, uno tra i tanti che un’azienda può decidere di adottare oppure no.
Se l’azienda decide di non impiegare questo strumento o altri, le cose resteranno sempre uguali e non cambierà mai nulla! Ogni decisione comporta inevitabilmente delle conseguenze. L’importante è esserne consapevoli.
Il modello Lean Office è un vero e proprio «percorso di cambiamento», che incide fortemente sull’organizzazione, sui processi e sulle persone.
Il nome «percorso» richiama alla memoria un viaggio, nel nostro caso il viaggio del miglioramento.
Quando ci si mette in viaggio, la bellezza di questa nuova avventura non consiste nella meta ma nelle tappe e in tutto ciò che ci circonda, mentre ci accingiamo a raggiungere la nostra destinazione.
I miglioramenti raggiungibili con il Lean office sono garantiti, e si possono ottenere in tempi ragionevoli. Nel corso del tempo, si migliorano progressivamente.
Nell’immagine successiva è riportato un esempio di grafico che rappresenta uno degli indicatori di prestazione: la produttività.
Oltre a questo indicatore ce ne sono altri che misurano le performance come, ad esempio, il Lead Time totale e il numero totale di errori e rielaborazioni dei documenti.
Oltre agli Indicatori di Prestazione è importante stabilire gli Indicatori di Processo, che misurano come sta lavorando il Team.
Gli indicatori di processo sono estremamente importanti perché è la qualità del processo, cioè il modo attraverso il quale le persone collaborano tra loro, che produce la qualità del risultato!
Tra gli indicatori di processo sicuramente i più importanti sono i seguenti:
- Numero di azioni aperte/chiuse (PDCA, dall’inglese Plan-Do-Check-Act che tratteremo in seguito).
- Andamento degli Audit rispetto al target definito (numeri obiettivo e tempistiche).
- OPL (One Point Lessons) di miglioramento intraprese a seguito dei suggerimenti delle persone (esempi prima/dopo).
Il modello Lean office è costituito da una filosofia di pensiero che ha origini orientali, precisamente in Giappone.
Il modello è composto da una serie di metodologie e strumenti raffigurati come Pilastri alla base di un tempio, o «dimora del miglioramento».
Ciascun pilastro è strutturato da una serie di passi che, progressivamente, permettono di aggredire delle perdite specifiche osservabili da punti di vista differenti.
Questo permette di avere un quadro completo e analitico del processo, senza trascurare nessun aspetto che può contribuire e concorrere, al raggiungimento dell’efficienza operativa degli Uffici.
L’implementazione di un percorso Lean Office richiede un forte commitment, da parte del management aziendale. Se venisse a mancare questo supporto concreto, il percorso abortirebbe subito dopo essere iniziato.
Uno degli errori più frequenti che alcune imprese commettono, consiste proprio in questo e, quando il management se ne rende conto, cambia completamente approccio al riguardo.
Del resto, non si può pensare di delegare ad altri, come ad esempio a società di consulenza esterne, la responsabilità e l’impatto derivanti da un percorso di tras-formazione endemico dell’organizzazione.
Adottare il modello Lean Office prevede una vera e propria presa di coscienza, un cambio di paradigma profondo, che determina un’apertura al cambiamento e alla messa in discussione delle proprie convinzioni, certezze e sicurezze.
Occorre, inoltre, equipaggiarsi con una struttura di supporto che deve presidiare e garantire l’applicazione del modello secondo i principi e le logiche previste e derivanti dal modello Lean office (immagine in alto).
Nell’immagine successiva è riportato, a titolo d’esempio, il ruolo agito da ogni organo di supporto all’implementazione del modello Lean office, immaginandolo all’interno di un congegno meccanico.
Per garantire il corretto funzionamento globale dell’impianto, ogni organo assolve ad un determinato compito.
Ogni organo è strettamente connesso a tutti gli altri, che svolgono, a loro volta, una funzione specifica diversa, ma estremamente essenziale, a beneficio di tutto l’apparato tecnico.
Se uno dei componenti avesse una anomalia di funzionamento, tutto il sistema sarebbe compromesso e occorrerebbe ripararlo affinché possa continuare ad assolvere il compito per il quale è stato concepito, progettato e realizzato.
Allo stesso modo, quando la «Lean Office non funziona», anziché abbandonare il proposito di continuare nel percorso di miglioramento, bisognerebbe comprendere che «cosa non sta funzionando».
Come per un congegno meccanico, se qualcosa non dovesse funzionasse nell’organizzazione, bisognerebbe ripararla o sostituirla.