Vediamo ora la definizione di perdita: si definisce perdita l’impiego di una qualsiasi risorsa (persone, materiali, mezzi) a cui è associato un costo, che non aggiunge valore.
Nell’immagine successiva sono riportate le tre macro categorie in cui si suddividono le 18 perdite degli Uffici, nell’ordine:
- Perdite di disponibilità
- Perdite di produttività
- Perdite di processo
Ridurre o eliminare le perdite determina, di conseguenza, l’incremento dell’FTE.
Le perdite riducibili e non eliminabili sono i cosiddetti “vincoli”. Per vincolo si intende la momentanea impossibilità di eliminare una perdita (ad esempio: gestionali obsoleti o non aggiornati che richiedono investimenti onerosi, in termini di denaro e di tempistiche).
La misurazione dell’FTE prende in esame tutte le diciotto perdite che possono presentarsi in un Ufficio, comprese le perdite di natura organizzativa o perdite manageriali che possono generare:
- Mancanza di personale;
- Mancanza di strumenti informatici;
- Mancanza di materiale per lavorare;
- Assenza di procedure o procedure errate e non ottimizzate;
- Mancanza di informazioni;
- Personale non adeguatamente addestrato.
Nelle immagini successive riportiamo degli esempi maggiormente declinati per le tre macro categorie di perdita degli Uffici.
Nell’immagine successiva riportiamo un esempio maggiormente declinato di perdite di processo.
Immaginando l’FTE come un orologio che all’inizio del lavoro ha tutto il contorno teoricamente verde al 100%, a mano a mano che sopraggiungono eventi non desiderati (perdite), il contorno cambia colore e l’indicatore decresce in percentuale.
Quando un’azienda misura l’FTE dei propri Uffici, il risultato è sorprendente. Normalmente i valori oscillano intorno al 50-60%.
Questo accade perché secondo i sistemi di contabilità tradizionali, si tiene conto della produttività con annesse le perdite, durante il lavoro effettivo.
Le perdite dovute ad esempio a errori, rilavorazioni pratiche, spostamenti del personale, attese, controlli etc., non vengono separate nel calcolo. Gli eventuali reclami vengono contabilizzati in un secondo momento e non puntualmente.
In questo modo diventa difficile se non impossibile conoscere realmente le prestazioni reali dei propri Uffici.
Per questa ragione occorre tenere puntualmente monitorato l’indicatore FTE. Nell’immagine successiva è riportato un esempio di modulo da inserire in un Tabellone visibile in ogni Ufficio.
