È altresì necessario fare un po’ di ordine anche sul PC. Di seguito dieci regole di base per riordinare files e cartelle nel proprio PC.
La regola di base, la regola d’oro, la regola principale è usare il browser di posta elettronica con molta parsimonia. Bisogna assolutamente evitare di spedire e-mail in modo compulsivo, a tutti coloro che ci vengono in mente.
Spediamo le e-mail solo ai diretti interessati e se si è impossibilitati a parlare di persona!
Le 5S sul PC si applicano nello stesso identico modo con cui si implementano negli Uffici, arredi, scrivanie, scaffali etc.
Tuttavia, riportiamo una serie di regole di base che servono per gestire al meglio il lavoro sul vostro PC.
Di seguito le 10 regole di base per gestire il proprio PC come un vero strumento e alleato, non nemico, del proprio lavoro:
- Occorre tenere a portata di mano gli strumenti che si usano maggiormente e riorganizzare con cura la barra delle applicazioni, il menu Windows e le icone su desktop.
- Il desktop non deve essere adoperato come se fosse un archivio. Bisogna tenere solo il cestino e nella stessa posizione, i collegamenti utili e pochissimi documenti temporanei.
- Le cartelle vanno adoperate con cura e sono la base per organizzare tutti i propri dati, come se fossero armadi, cassetti e scaffali di casa. Decidete quali sono le principali e i criteri su come inserire l’una nell’altra.
- Conoscete la cartella Download? Tutti gli allegati delle e-mail e i documenti scaricati da Internet finiscono proprio lì. Va svuotata e ripulita con cura.
- I nomi dei documenti e delle cartelle sono importanti. Stabilite delle regole e delle convenzioni per i nomi dei documenti e rispettatele.
Rinominate secondo le regole comuni definite i documenti scaricati da Internet. È vietato usare cartelle che si chiamano “Nuova cartella”: controllate che cosa contengono, poi eliminatele o rinominatele.
6. Mettiamo pochi documenti in ogni cartella. Piccolo è meglio. piuttosto creiamo sottocartelle con nomi significativi, suddividiamo i documenti in modo cronologico (anno, mese), per argomento/progetto o per persona.
7. Imparate a buttare via quello che non vi serve più. Non tenete tante versioni dello stesso documento, disinstallate le App che non usate, ripulite la cassetta della posta comprese le notifiche?
8. Cominciate a fare ordine un po’ per volta. Per riorganizzare un archivio preesistente, partite da una piccola parte, ad esempio i documenti bancari, le fotografie o le lettere.
9. Usate le applicazioni sul Cloud Computing che aiuta a ritrovare ovunque i documenti, permette di gestire l’agenda da molti dispositivi e di non perdere mai rubrica e fotografie.
10. Diventare più competenti con l’uso del computer fa risparmiare tempo ed energie. Bisogna acquisire gli automatismi, imparare il linguaggio, conoscere bene i programmi di uso comune, adoperare lo scanner e gestire le immagini. Sono tutte cose indispensabili per organizzare bene il proprio lavoro.
Nell’immagine successiva è riportato un esempio di 5S sul PC e dei risultati ottenuti. Nell’immagine seguente è riportato un esempio di procedura condivisa sulla gestione delle attività.
Il risultato ottenuto riportato nell’immagine è frutto di un attento e scrupoloso lavoro di gruppo che ha prodotto benefici importanti sulla gestione del lavoro.
Le 5S sono state applicate esattamente come per gli Uffici fisici e solo con la prima S si è potuto liberare l’83% dello spazio utilizzato nella memoria del PC!
Noterete che, anche sul PC, è stata creata una cartella “Red Tag” (cartellino rosso), per la gestione delle attività, dei documenti o degli oggetti non in uso.
La cartella dei cartellini rossi si usa allo stesso identico modo e con le stesse logiche dei cartellini applicati sugli oggetti fisici: si applica il cartellino, lo si riporta su un registro per tenerne traccia e, successivamente, lo si esamina assieme al team per decidere il da farsi.
I cartellini rossi si applicano sempre, ogni qualvolta lo si rende necessario, mentre si sta lavorando, per i documenti e le pratiche che non si usano più.
Le 5S sul PC si applicano in questo modo:
La metodologia delle 5S mette in evidenza e quantifica tutti i tipi di spreco, nessuno escluso.
