Il T.O.M. (Total Office Management) è uno strumento fondamentale del modello Lean Office, creato e messo a punto da Kaizen Coach, per gli Uffici.
Il TOM è finalizzato a massimizzare la produttività globale degli Uffici, con l’obiettivo “zero perdite e zero errori”, ottenibile attraverso il contributo di tutto il personale di staff.
Nell’immagine successiva è illustrata la metodologia TOM, strutturata in 3 fasi, e le 9 tappe per la sua implementazione, negli Uffici aziendali.
A Kaizen Coach, viene riconosciuta la capacità di aver saputo strutturare le esperienze apprese sul campo, in oltre vent’anni di attività presso i Clienti.
Kaizen Coach ha acquisito in questi anni una visione organica dell’intero processo aziendale, facendo delle singole abilità apprese un sistema in grado di permettere alle aziende che lo applicano, un vero e proprio strumento di competitività.
L’elemento caratteristico più importante del TOM è racchiuso nel significato della prima lettera, la «T» di Total. Il termine “Total” ha un triplice significato:
- Totale attacco alle perdite e agli sprechi
- Totale del tempo di lavoro degli Uffici
- Totale coinvolgimento delle persone
Perché gli Uffici delle aziende dovrebbero adottare il Total Office Management?
L’evoluzione pervasiva della tecnologia, la ricerca di una maggiore efficienza economico-operativa delle aziende, e lo sviluppo dei processi tecnologici, hanno condotto le imprese al concepimento e alla realizzazione di processi e sistemi sempre più complessi.
La complessità si riscontra, soprattutto, nella qualità del passaggio delle informazioni.
Di conseguenza, è cambiato anche l’approccio alle tecniche risolutive di alcuni problematiche. Nell’immagine seguente (foto in alto a sinistra), sono visibili i flussi comunicativi e i passaggi di informazione in un centro direzionale che si occupa di formazione.
Mantenere inalterata la produttività degli Uffici, assicurando la continuità dei flussi e il corretto fluire delle informazioni all’interno del processo transazionale, è la vera sfida delle imprese che desiderano raggiungere livelli di eccellenza.
Accade spesso però, che questa sfida si scontri, inevitabilmente, con il livello di complessità e delle esigenze attuali degli Uffici.
Il mercato odierno richiede maggior flessibilità nell’elaborazione delle pratiche e frequenti messe a punto dei sistemi gestionali, per far fronte alle richieste, sempre più altalenanti e personalizzate, dei clienti.
Per queste ragioni non è più possibile continuare ad operare con le modalità di un tempo.
Le vecchie modalità organizzative, strutturate per funzioni verticali a compartimenti stagni, dove ciascun Ufficio opera per proprio conto, non funzionano più.
Occorre trasformare l’attuale organizzazione strutturata da funzioni verticali in processi trasversali, cambiando, nel profondo, le modalità operative e ridefinendo le logiche dei processi comunicativi e del flusso delle informazioni.
Pertanto, è necessario ridefinirne completamente le logiche e l’approccio operativo, per adeguarsi al livello tecnologico raggiunto e ai cambiamenti, dettati dalle mutate leggi del mercato.
La modalità con la quale si implementa il modello TOM negli Uffici è il Workshop Pilota. Vediamo meglio di cosa si tratta.