Un concetto fondamentale del TOM Uffici su cui verte buona parte della formazione è la misurazione dell’indicatore di produttività FTE, acronimo di: Full Time Equivalent.
Questo indicatore misura, in modo preciso, il tasso di produttività degli Uffici e indica il numero di risorse necessarie, o effettivamente consumate, per eseguire un’attività o per attuare un progetto.
La prima tappa ha lo scopo di misurare le attuali prestazioni degli Uffici. Misurare ci permette di comprendere e di valutare con precisione lo stato delle nostre imprese, ovvero l’utilizzo delle risorse che l’azienda ha messo a disposizione per il raggiungimento dei propri obiettivi.
In particolare, ci permette di governare il processo e capire dove occorre agire per ridurre le perdite. Il Full Time Equivalent (FTE) è l’indicatore che misura l’indice di produttività ed è espresso in punti percentuale.
Questo indicatore esprime e ingloba in sé, tre livelli di prestazione globali di una azienda:
- La massima capacità in termini di produttività;
- L’indice di produttività attuale;
- L’indice di qualità al netto degli errori, rilavorazioni pratiche e reclami cliente.
La massima capacità produttiva esprime quanto gli Uffici dell’azienda sono in grado di processare in termini di volume di lavoro. In altre parole, è il 100% che ha a disposizione. In altre parole, è il totale ore di lavoro sviluppabili dalle persone.
La produttività attuale rappresenta l’indice percentuale misurato alla partenza del workshop, rispetto alla massima capacità produttiva.
L’indice di qualità indica il rapporto tra ore di lavoro buone svolto dalle persone, rispetto al totale elaborato nel tempo considerato, depurato dagli errori, rilavorazioni dei documenti e reclami cliente.
Nell’immagine successiva è riportata la definizione dell’indicatore Full Time Equivalent e alcuni esempi per effettuare il calcolo.
Questo indicatore è utilizzato come strumento di misurazione dell’indice di produttività nel TOM (Total Office Management) nell’ambito dei programmi Lean Office.
L’FTE permette di fornire un’importante chiave di lettura sull’efficacia reale e puntuale delle misure adottate per ridurre o eliminare le perdite degli Uffici.
Questo l’indicatore misura le relazioni tra gli standard definiti e i compiti a lui affidati, per stimolarlo ad apprendere sempre di più e a migliorare ciò che è di sua stretta gestione.
L’FTE misura, in modo preciso, il tasso di produttività degli Uffici e indica il numero di risorse necessarie, o effettivamente consumate, per eseguire un’attività o per attuare un progetto.
L’FTE è strettamente correlato con il mantenimento ed il miglioramento della qualità del servizio, dell’incremento della capacità produttiva e, conseguentemente, della riduzione dei costi.
Si applica ad una singolo Ufficio, a tutti gli Uffici dell’azienda o, volendo, ad un singolo processo o servizio (processo di fatturazione attivo e passivo, bilancio, vendita, acquisto, logistico, sviluppo prodotto/servizio, etc.).
COME SI MISURA L’FTE NEGLI UFFICI
Il punto di partenza nella misurazione dell’FTE è la definizione di massima capacità produttiva, ossia il tempo teorico a disposizione per lavorare (24 ore giorno per tutti i giorni dell’anno ossia 365/6).
Come possiamo calcolarlo in modo semplice e rapido? Proviamo con un esempio. Ipotizziamo di avere un’attività di commercializzazione di beni elettronici, in cui operano due addetti.
Il primo lavora con un contratto part-time verticale per 2,5 giorni a settimana, quindi 20 ore a settimana, per 35 settimane. Il secondo lavora con un contratto part-time orizzontale per un totale di 30 ore a settimana, per 40 settimane.
In un anno, lavoreranno per un totale di 1.900 ore. I giorni lavorabili in un anno sono, in teoria, 254, per un totale di 2032 ore.
L’FTE annuale per la nostra attività è quindi pari a 0,935 (1900 / 2032).
Nell’immagine successiva sono descritti altri esempi per il calcolo del FTE, nel caso di lavori a bassa frequenza (a spot o una tantum).
