Fase Attuativa del T.O.M.

La fase attuativa prevede altre tre tappe implementative, di seguito elencate:

1. Partenza TOM Uffici
2. Follow-up Workshop Pilota
3. Estensione TOM Uffici

SETTIMA TAPPA: PARTENZA DEL TOM UFFICI

La settima tappa è essenzialmente operativa e vede coinvolte tutte le persone in maniera progressiva, secondo il piano stabilito.

L’attività inizia in un’area circoscritta che prende il nome di «Workshop Pilota».  

Nell’immagine successiva sono riepilogati i 6 step implementativi che riguardano la settima fase. Al termine dei sei step si conclude il Workshop Pilota.

I 6 STEP PER L’IMPLEMENTAZIONE DEL WORKSHOP PILOTA

Si riepilogano di seguito i 6 step propedeutici di implementazione del Workshop pilota:

1° Step – Situazione iniziale alla partenza del Workshop Pilota:

• Si parte con il Training iniziale sul TOM e le metodologie. Il Team Work, la comunicazione e la gestione del cambiamento occupano una parte centrale della formazione
• Si eseguono una serie di fotografie per cristallizzare lo scenario attuale (as-is)
• Si eseguono una serie di interviste al personale, partendo dai responsabili dei singoli Uffici e funzioni

2° Step – Analisi sprechi con la Spaghetti Chart:

• Questo secondo step prevede l’utilizzo della metodologia Office Losses Mapping e la Stratificazione delle perdite con l’analisi di Pareto. Lo scopo è intercettare tutte le perdite degli Uffici
• Si esegue la Spaghetti Chart per rendere visibili le sacche di inefficienza
• Una volta eseguita la mappatura e la stratificazione delle perdite si utilizza la metodologia Problem Solving Cycle. L’obiettivo è aggredire le perdite e risolverle

3° Step – Esecuzione primo Audit TOM:

• Alla partenza del workshop pilota si esegue il primo Audit TOM. Lo scopo è di mettere in evidenza tutte le problematiche, in modo da poter misurare e operare gli opportuni confronti, durante l’avanzamento delle attività

4° Step – Valutazioni del Team e organizzazione attività:

• Dopo aver esaminato gli esiti della Office Losses Mapping, dell’analisi di Pareto, della Spaghetti Chart e del primo Audit, il Team Uffici definisce la strategia e le metodologie da implementare durante il workshop

5° Step – Partenza fase operativa:

• Questo Step è fondamentalmente pratico. Normalmente, la prima attività consiste nell’implementazione della metodologia 5S Uffici. Le 5S permettono di creare un ambiente di lavoro gradevole, ordinato, pulito e organizzato, in tempi brevi

6° Step – Standardizzazione e consolidamento:

• Il primo strumento, fondamentale per questo step, è lo Standard Work. La standardizzazione e la definizione delle regole permettono di garantire il mantenimento dei risultati. E di migliorarli, continuamente
• Il secondo strumento è il Visual Management. Rendere visibili gli indicatori, l’andamento delle attività e dei risultati, permette di mantenere vivi l’interesse e la partecipazione delle persone

OTTAVA TAPPA: FOLLOW-UP WORKSHOP PILOTA

Al termine del workshop pilota bisogna tirare le somme. Il follow-up è la modalità che si adopera per trarre le conclusioni, al termine del workshop.

Il Follow-up è strategico per diverse ragioni. Qui di seguito ne vengono riepilogate sei:

1. Permette di ricompattare il team e di mettere a fuoco la strategia adottata durante il workshop
2. Permette di evidenziare eventuali errori e lezioni apprese, per evitare di commetterli nuovamente, nella fase di estensione (Lessons Learned)
3. Permette di ribilanciare l’effort, distribuendo meglio il carico di lavoro delle persone, alla luce di quanto è emerso in fase pilota
4. Permette di approfondire meglio le metodologie impiegate, le modalità, le finalità e gli obiettivi
5. Permette di adottare una strategia comunicativa più efficace, sulla base delle osservazioni di tutti i componenti del team
6. Permette di consolidare la leadership di coloro che ricoprono il ruolo di guida e supporto al team (Team Leader, Coach, TOM Manager, Management Team)

Il follow-up prevede tre attività fondamentali, per poter, successivamente, procedere con la nona e ultima tappa che prevede il deployment orizzontale:

1. Effettuare l’Audit TOM per valutare, numericamente, i risultati ottenuti confrontandoli con l’audit effettuato alla partenza
2. Effettuare la capitalizzazione della conoscenza, attraverso lo strumento dello Yatta, Wakatta, Tsugi (dal giapponese: cosa ho fatto, cosa ho compreso, cosa farò a partire da questo momento)
3. Revisione del Master Project Plan, in funzione delle esperienze fatte durante il workshop e attuazione delle modifiche organizzative nell’ambito dei team

NONA TAPPA: ESTENSIONE TOM UFFICI

Tutte le tappe del TOM impattano sul miglioramento dell’indice di efficienza globale.

Per questa ragione il follow-up riveste un’importanza strategica, poiché consente di quantificare i risultati ottenuti, per poterli replicare sulle restanti aree e Uffici dell’azienda.

La nona tappa ha infatti lo scopo di identificare e valorizzare le best practices raggiunte e assumerle come modello per il deployment orizzontale, ossia l’estensione.

Per poter ottenere questo risultato, traendo il massimo profitto e senza disperdere energie, occorre che il management aziendale abbia uno strumento efficace per la governance del cambiamento. Questo strumento è l’Hoshin Kanri.