Le 5S traggono spunto dalle iniziali della pronuncia occidentalizzata dei cinque termini giapponesi che descrivono i cinque passi della metodologia, di seguito illustrati e descritti.
In un ambiente di lavoro d’ufficio, organizzato secondo la metodologia 5S, le persone lavorano serene e in modo efficiente.
Ciascuno è alla propria scrivania, senza la necessità di doversi alzarsi continuamente dalla propria postazione per portare avanti il proprio lavoro.
Ciascuno conosce con precisione il compito che deve svolgere e lo esegue nei modi e nei tempi previsti, senza affannarsi e senza l’ansia di commettere errori.
Negli Uffici che non hanno ancora applicato le 5S, le persone si alzano continuamente dalla scrivania e, anziché fare attività a valore, cercano delle pratiche o stampano documenti che non servono, o sono in coda alle stampanti, fotocopiatrici, fax o altro ancora.
In un ambiente 5S le persone lavorano serene, la produttività è alta e si affaticano molto meno, perché sono stati eliminati gli sprechi.
Nell’immagine successiva, si riportano gli effetti migliorativi ottenibili sull’organizzazione degli Uffici, da un punto di vista operativo e partecipativo.
Gli step per implementare le 5S, inoltre, contribuiscono e favoriscono la creazione di un ambiente altamente collaborativo e partecipativo, del personale coinvolto.
I membri del team hanno sempre la possibilità di esprimere la loro opinione, durante la fase di brainstorming o in merito ad una soluzione, per risolvere un problema. Nell’immagine successiva sono messi a confronto, l’utilizzo delle regole di base della metodologia 5S e gli effetti positivi, in termini di benefici, che si generano nell’ambiente di lavoro.
Le persone hanno inoltre la possibilità di sperimentare, direttamente nel loro ambiente di lavoro, tutte le migliorie proposte e sono coinvolte nel processo di definizione degli standard.
Statisticamente, lo spreco dovuto al tempo di ricerca degli attrezzi e della documentazione necessaria per lavorare è mediamente del 30%.
I risultati di un programma 5S, pur non essendo sempre misurabili attraverso indicatori specifici, si evidenziano in modo significativo nel miglioramento dell’efficienza di tutto il sistema produttivo degli Uffici.