Il workshop sviluppato nell’ambito del Total Office Management è normalmente composto da tre fasi intensive.
Il termine “intensive” significa giornate piene dei partecipanti, dedicate interamente al workshop. Il numero dei giorni dipende dalla tipologia di workshop e dal livello di complessità.
Si ribadisce l’importanza della presenza continua dei partecipanti, durante le giornate di workshop. Se le persone vengono continuamente distolte dalle attività, il progetto rischia di abortire.
Bisognerà, pertanto, che l’azienda si organizzi in modo da cercare di evitarlo.
Solitamente, vengono individuate delle persone preparate che possano occuparsi delle eventuali urgenze.
In questo modo si evita di distogliere l’attenzione dei partecipanti durante il workshop. Di seguito vengono descritte le tre fasi:
- Fase iniziale
- Fase attuativa
- Fase conclusiva
FASE INIZIALE DEL WORKSHOP
È essenzialmente impostativa e prevede le seguenti macro attività, in ordine cronologico:
- Organizzazione del team: definizione dei ruoli, compiti e responsabilità da assegnare a ciascun membro
- Perimetro selezionato: condivisione dell’area di intervento e delle problematiche da affrontare
- Obiettivi da raggiungere: condivisione degli obiettivi e della sfida della direzione
- Formazione dei partecipanti: training sul Total Office Management, sulle metodologie e strumenti
- Definizione del piano di attuazione: sulla base delle attività precedenti, si stabilisce il Piano, per tutta la durata del workshop. Sul piano andranno specificate le attività, chi le esegue e le scadenze
È la fase pratica del workshop. Partendo dal piano definito nella fase precedente, si attuano tutte le attività schedulate.
In questa fase, sono molto importanti le dinamiche relazionali che svilupperà il team. È di fondamentale importanza il ruolo del Team Leader, che dovrà favorire un clima collaborativo, tra le persone.
Normalmente, il Team Leader necessita del supporto di un coach esperto. Kaizen coach è specializzata in questo settore, da oltre vent’anni. Il coaching è un vero e proprio mestiere e non si può improvvisare.
Il ruolo di agente del cambiamento, svolto dal Team Leader, è estremamente importante.
Se la leadership non è adeguata, tutto il progetto è a forte rischio. Per questa ragione, bisogna prevedere un coach esterno, che può supportare il Team Leader e aiutarlo a superare i momenti critici. Con la guida del coach esterno, il Team leader cresce e, contemporaneamente, tutto il Team ne trae beneficio.
La chiusura del workshop coincide con l’incontro finale per la presentazione dei risultati, al Management Team aziendale.
La presentazione finale è normalmente un documento elaborato in power point, che rappresenta la storia del workshop. In esso si ritrovano tutti i momenti salienti vissuti dal team, durante le tre fasi, in particolare:
- Confronto con la situazione di partenza (foto prima/dopo)
- Perimetro scelto
- Obiettivi e sfida della Direzione
- Attività svolte
- Foto del Team in azione
- Risultati ottenuti
- Lezioni apprese
- Elenco degli standard definiti
- Prossimi passi
A valle dell’incontro con il Management Team, si compie una visita sul campo, per osservare quanto è stato realizzato dal team a valle del workshop, e per domandare alle persone se sono soddisfatte della nuova organizzazione.