Terminata la disamina sui muda, vediamo ora cosa sono i «muri» negli uffici e qual è il loro impatto sui processi negli uffici delle imprese.
Che cosa sono i muri?
Per Muri si intende il sovraccarico delle persone e delle risorse in generale. Quali sono i muri negli uffici? Vediamone alcuni:
- Attività lente e complesse
- Procedure complicate
- Presenza di burocrazia e attività a non valore che rallentano il lavoro delle persone e generano sfiducia e ritardi
- Gestionali complessi, non aggiornati, obsoleti
- Presenza di più gestionali che fanno a grandi linee le stesse cose e vengono alimentati con gli stessi dati
- Persone che alimentano i gestionali e, contemporaneamente, file Excel personalizzati o perché le persone non si fidano del gestionale o perché non lo sanno usare correttamente
- Etc.
Che cosa sono i mura?
Per «Mura» si intende la variabilità non necessaria, non richiesta dal cliente. Possiamo dire che muri e mura sono, come categorie generatrici di spreco, posti entrambi al di sopra dei muda, in quanto generano instabilità all’origine per l’azienda.
Quali sono i mura negli uffici? Vediamone alcuni:
- Progettazione del servizio con gestioni inutilmente diverse per clienti e fornitori
- Basso livello di standardizzazione dei processi
- Carichi di lavoro sbilanciati derivanti da una domanda dei clienti molto variegata (poco o troppo lavoro, a ondate).
- Criteri differenti nella definizione del servizio e dei prezzi
- Differenze nella pianificazione di attività del tutto similari
- Mancanza di sistemi anti-errore e di alert nelle procedure gestionali
- Modalità differenti nello svolgimento di attività a seconda delle persone
- Etc.
Le ricadute dei muda sull’organizzazione impongono un’attenta riflessione da parte del management. Di seguito alcune possibili azioni da attuare per il miglioramento:
- Definire accuratamente l’impiego del personale, assegnando le persone alla funzione più vicina alle loro conoscenze, competenze e attitudini personali
- Definire accuratamente ruoli e responsabilità del personale (job description), formando e addestrando i nuovi assunti, in special modo coloro che hanno terminato da poco il percorso scolastico
- Verificare periodicamente il livello raggiunto dalle persone (Assessment) per valutare i risultati e gli ulteriori bisogni formativi
- Intraprendere percorsi di Lean Coaching sulla motivazione e sulla leadership a partire dal management e da tutti coloro che ricoprono ruoli di responsabilità, affinché possano, a loro volta, motivare i propri collaboratori
- Analizzare accuratamente i processi e le attività delle persone, eliminando quelle superflue e migliorando quelle necessarie
Tutto il lavoro di mappatura, come vedremo in seguito, viene svolto da un Team multifunzionale e misto di impiegati e responsabili.
Un Team multifunzionale permette alle persone di agire nella propria sfera d’influenza con degli obiettivi allineati all’eliminazione dei 3Mu.
Nelle immagini in basso si riportano, a titolo d’esempio, alcune soluzioni efficaci per ridurre i tempi di ricerca di quanto occorre per svolgere il proprio lavoro, l’efficacia dell’ordine nelle postazioni di lavoro e del Visual Management.
