IL TOTAL OFFICE MANAGEMENT (T.O.M.)
Di seguito la metodologia che vi aiuterà ad aumentare la produttività
dei vostri Uffici di almeno il 10%. Questo vuol dire che, per esempio, se
lo staff di un Ufficio è composto da 10 impiegati, guadagnerete
l’equivalente rendimento di un impiegato e mezzo.
Il T.O.M. (Total Office Management) è uno strumento fondamentale del
modello Lean Office, creato e messo a punto da Kaizen Coach, per
guadagnare, in tempi brevi, produttività negli Uffici.
Il TOM è finalizzato a massimizzare la produttività globale degli Uffici,
con l’obiettivo “zero perdite e zero errori”, ottenibile attraverso il
contributo di tutto il personale di staff.
Questo sistema è basato sulla metodologia del “Workshop Pilota
Kaizen”. Con il Workshop Pilota è possibile guadagnare almeno il 10%
di produttività.
Nell’immagine successiva è illustrata la metodologia TOM, strutturata in
3 macro fasi e 9 tappe, per la sua implementazione negli Uffici
aziendali.
La metodologia è stata messa a punto da Kaizen Coach nel corso di
vent’anni di esperienza ed applicata in tutti i settori dei Servizi, con gli
opportuni adattamenti e contestualizzazioni.
Questo manuale è stato redatto per gli Uffici delle imprese,
produttrici di beni o servizi.
A Kaizen Coach, viene riconosciuta la capacità di aver saputo
strutturare le esperienze apprese sul campo, in oltre vent’anni di
attività presso i Clienti.
Kaizen Coach ha acquisito in questi anni una visione organica
dell’intero processo aziendale, facendo delle singole abilità apprese
un sistema in grado di permettere alle aziende che lo applicano, un
vero e proprio strumento di competitività.
L’elemento caratteristico più importante del TOM è racchiuso nel
significato della prima lettera, la «T» di Total. Il termine “Total” ha un
triplice significato:
- Totale attacco alle perdite e agli sprechi;
- Totale del tempo di lavoro degli Uffici;
- Totale coinvolgimento delle persone.
Perché gli Uffici delle aziende dovrebbero adottare il Total Office
Management?
L’evoluzione pervasiva della tecnologia, la ricerca di una maggiore
efficienza economico-operativa delle aziende, e lo sviluppo dei processi
tecnologici, hanno condotto le imprese al concepimento e alla
realizzazione di processi e sistemi sempre più complessi.
La complessità si riscontra, soprattutto, nella qualità del passaggio
delle informazioni.
Di conseguenza, è cambiato anche l’approccio alle tecniche risolutive
di alcuni problematiche. Nell’immagine seguente (foto in alto a sinistra),
sono visibili i flussi comunicativi e i passaggi di informazione in un
centro direzionale che si occupa di formazione.
Mantenere inalterata la produttività degli Uffici, assicurando la
continuità dei flussi e il corretto fluire delle informazioni all’interno del
processo transazionale, è la vera sfida delle imprese che desiderano
raggiungere livelli di eccellenza.
Accade spesso però, che questa sfida si scontri, inevitabilmente, con il
livello di complessità e delle esigenze attuali degli Uffici.
Il mercato odierno richiede maggior flessibilità nell’elaborazione delle
pratiche e frequenti messe a punto dei sistemi gestionali, per far fronte
alle richieste, sempre più altalenanti e personalizzate, dei clienti.
Per queste ragioni non è più possibile continuare ad operare con le
modalità di un tempo.
Le vecchie modalità organizzative, strutturate per funzioni verticali a compartimenti stagni, dove ciascun Ufficio opera per proprio conto, non funzionano più.
Occorre trasformare l’attuale organizzazione strutturata da funzioni verticali in processi trasversali, cambiando, nel profondo, le modalità operative e ridefinendo le logiche dei processi comunicativi e del flusso delle informazioni.
Pertanto, è necessario ridefinirne completamente le logiche e l’approccio operativo, per adeguarsi al livello tecnologico raggiunto e ai cambiamenti, dettati dalle mutate leggi del mercato.
La realizzazione di questo programma prevede un Workshop Pilota e la creazione di un Team di lavoro multifunzionale nel quale saranno coinvolti:
- Responsabile dell’area/funzione
- Responsabile di Ufficio
- Impiegati Ufficio oggetto del Workshop
- Impiegati di altri Uffici che interagiscono maggiormente con l’Ufficio oggetto di miglioramento
- Tecnici dell’Ufficio IT
Nel caso di Uffici di aziende produttrici di beni, è altresì necessario il supporto di alcune risorse esterne, come ad esempio Ufficio Programmazione della Produzione e Ufficio Personale, a chiamata.
Il gruppo, per poter operare con profitto, dovrà condividere necessariamente quanto indicato nei seguenti punti:
- Il Piano di implementazione del Lean Office;
- Gli obiettivi da raggiungere e la sfida della Direzione;
- Tutti i mezzi e le metodologie a disposizione del Team;
- Il calendario delle attività previste dal Piano di implementazione;
- Il piano di informazione a tutto il personale.
Questo piano dovrà essere formalizzato in un documento aziendale, pubblicato ed inviato a tutti gli interessati.
La rappresentanza sindacale dell’azienda deve essere informata e, se possibile, coinvolta nel workshop.