Le aziende che nel tempo sono riuscite a procedere, con costanza e continuità nel percorso di cambiamento, statisticamente sono cresciute e si sono evolute, dotandosi anche di strumenti di management visivo.
Le tecniche di management visivo utilizzano strumenti semplici, frutto di elaborazioni più complesse, per una governance efficace dei processi.
Uno strumento di facile gestione è ad esempio il SIM (Short Interval Management).
Le SIM sono incontri brevi della durata massima di 5 minuti. Nelle sale riunioni spesso questa percezione viene a mancare perché manca il contatto visivo delle cose.
Per questa ragione, gli incontri vengono effettuati direttamente negli Uffici, dove il processo è ben visibile.
Per questo motivo occorre andare direttamente nei luoghi dove accadono i fatti, cioè nel Genba [genba (现 场) in giapponese: luogo reale, dove accadono le cose], dove gli oggetti e le anomalie delle quali si vuole discutere sono visibili a tutti.
Gli incontri potranno pertanto svolgersi negli Uffici di pertinenza. In questo modo le persone saranno costrette a lavorare sui processi comunicativi e ad allenarsi cercando di rimanere centrati su quanto si sta dicendo, senza divagare.
Entro 5 minuti devono essere svolte tutte le attività previste. Se al termine del tempo schedulato non si è potuto concludere tutto quanto era previsto, allo scadere del tempo ciascuno torna comunque al proprio lavoro.
Gli incontri SIM, oltre alla caratteristica della breve durata e del luogo, ne hanno un’altra che è di fondamentale importanza: la valenza visiva, ovvero il Visual Management. Normalmente si usa un Tabellone, sistemato nel luogo deputato per gli incontri, che permette di:
- Essere sempre preparati su ciò di cui si deve discutere
- Prendere più velocemente le decisioni
- Avere un quadro di sintesi delle attività e dello stato di avanzamento
- Visualizzare il piano azioni dove, per ogni attività individuata, si troverà il responsabile ed una data di scadenza
- Coinvolgere tutte le persone presenti
- Rimanere maggiormente focalizzati e centrati sugli argomenti
- Monitorare rapidamente lo stato di avanzamento
I giapponesi, ad esempio, usano l’Asaichi (あ さ イ チ), termine che significa: “Mercato del Mattino”, simile al mercato del pesce in Giappone.
Il nome rappresenta in qualche modo la modalità di gestione e l’obiettivo di un incontro, opportunamente adattato alle specifiche esigenze produttive.
Risulta essere, per la sua praticità ed efficacia, un potente strumento organizzativo di management, per la gestione, la condivisione degli sprechi e la schedulazione delle attività di miglioramento.
In presenza di anomalie di soluzione non immediata che possono emergere durante gli incontri SIM, occorre occuparsene applicando il Problem Solving Cycle per la loro risoluzione.