Quarto Muda: Movimento
Effetto osservabile:
Movimenti frequenti del personale durante lo svolgimento delle attività
Cause:
- Persone che prelevano e depositano cartelle, dossier, cancelleria
- Persone che prelevano documenti stampati, che usano la cucitrice, graffette, inseriscono documenti nelle cartelle trasparenti, archiviano documenti, smistano copie etc.
- Persone che cercano documenti cartacei, documenti all’interno di cartelle e messaggi di posta elettronica sul Pc
- Persone che inviano e prelevano documenti dalla stampante, che aggiungono la carta mancante, il toner, che provano a disinceppare fogli dalla fotocopiatrice
- Persone che chiamano o rispondono al telefono
- Persone che fanno lo stesso lavoro, o raccolgono le stesse informazioni senza saperlo, con evidenti ridondanze e duplicazioni di attività
- Persone che raccolgono e organizzano dati e informazioni che poi non vengono utilizzati
- Persone che sottopongono documenti ad autorizzazioni non necessarie ed elevata burocrazia che richiede movimentazione frequente di documenti, verbali, report etc.
Possibili soluzioni:
- Definire accuratamente il flusso delle attività a valore riducendo, il più possibile, movimenti inutili delle persone
- Archiviare i documenti il più possibile in formato elettronico, compresi i messaggi di posta elettronica, in modo che siano velocemente rintracciabili, per evitare, se non altro, perdite di tempo e movimenti inutili nella loro ricerca
- Definire mailing list di destinatari interessati alla ricezione di informazioni urgenti e strettamente necessarie allo svolgimento del loro lavoro, evitando messaggi “per conoscenza” che rischiano di intasare le caselle di posta, o vengono cestinati direttamente oppure letti velocemente, generando errori e incomprensioni
- Per la routine, istituire frequenti incontri di breve durata tra i vari uffici (almeno due incontri giornalieri della durata di 5 minuti ciascuno), per comunicare e informare i colleghi sullo stato di avanzamento delle attività o per altre comunicazioni non urgenti, riducendo drasticamente l’invio di e-mail, burocrazia e errori
- Filtrare le chiamate telefoniche in entrata attraverso l’analisi delle richieste più frequenti, incaricando personale competente e di pertinenza a fornire certe tipologie di risposte
- Definire i casi in cui effettuare chiamate al telefono, riducendole allo stretto necessario e per evitare inutili perdite di tempo, per chi chiama e per chi risponde
- Analizzare le attività delle persone definendo regole precise in modo da evitare ridondanze di informazioni o duplicazioni di attività
- Definire e organizzare i dati e le informazioni utili per il loro utilizzo
- Eliminare le autorizzazioni non necessarie ed evitare la burocrazia
Nell’immagine successiva si possono osservare esempi di movimenti delle persone. È bene precisare che il muda di movimento, viene generato dallo spostamento delle mani e delle braccia, mentre il muda di trasporto è generato dallo spostamento delle gambe e dei piedi nell’atto del camminare. l muda vengono solitamente banalizzati dalle persone. Non gli si da troppa importanza o, peggio, li si considera necessari e poco influenti sull’efficienza delle persone.
Proviamo a fare un esempio: ecco una serie di muda (movimento e trasporto) dovuti all’archiviazione cartecea di un solo documento.
Analizziamo tutte le attività in sequenza:
1 | Selezionare il file del documento |
2 | Selezionare il numero di copie |
3 | Selezionare il verso della stampa, verticale o orizzontale |
4 | Selezionare la stampa a colori o in bianco e nero |
5 | Selezionare l’anteprima di stampa |
6 | Selezionare i margini di stampa e il numero di fogli |
7 | Selezionare pagine singole o fronte/retro |
8 | Cliccare il pulsante di stampa del documento |
9 | Spostarsi verso la stampante |
10 | Eventuale attesa dovuta alla coda dietro altri colleghi |
11 | Caricare di carta il cassetto della stampante |
12 | Se mancano fogli aprire il cassetto |
13 | Prelevare la risma di carta confezionata |
14 | Togliere la confezione |
15 | Gettare la carta nel contenitore della carta da riciclare |
16 | Chiudere il cassetto della stampante |
17 | Premere il pulsante di avvio stampa |
18 | Sostituire eventualmente il toner in caso di cartuccia esaurita (più o meno stessa procedura per l’aggiunta della carta) |
19 | Prelevare le copie stampate |
20 | Ritornare alla postazione |
21 | Graffettare il documento |
22 | Spostarsi verso il dossier per l’archiviazione |
23 | Prelevare e aprire il dossier (se manca occorre prelevarlo dalla cancelleria spostandosi e ritornando nell’archivio) |
24 | Prelevare la cartellina trasparente |
25 | Inserire il documento nella sezione corretta |
26 | In assenza del separatore, prelevare un separatore |
27 | Scrivere sul bordo del separatore il riferimento per facilitare la ricerca del documento |
28 | Inserire il separatore e il documento |
29 | Chiudere il dossier |
30 | Riporre il dossier nello spazio apposito |
31 | Ritornare nella propria postazione/scrivania |
Vi rendete conto di quante attività a non valore vengono svolte con naturalezza senza nemmeno rendercene conto? Provate a moltiplicare tutte queste attività per il numero di volte al giorno in cui vengono effettuate, per il numero di persone presenti negli uffici, tutti i giorni!