Effetto osservabile:

Movimenti frequenti del personale durante lo svolgimento delle attività

Cause:

  • Persone che prelevano e depositano cartelle, dossier, cancelleria
  • Persone che prelevano documenti stampati, che usano la cucitrice, graffette, inseriscono documenti nelle cartelle trasparenti, archiviano documenti, smistano copie etc.
  • Persone che cercano documenti cartacei, documenti all’interno di cartelle e messaggi di posta elettronica sul Pc
  • Persone che inviano e prelevano documenti dalla stampante, che aggiungono la carta mancante, il toner, che provano a disinceppare fogli dalla fotocopiatrice
  • Persone che chiamano o rispondono al telefono
  • Persone che fanno lo stesso lavoro, o raccolgono le stesse informazioni senza saperlo, con evidenti ridondanze e duplicazioni di attività
  • Persone che raccolgono e organizzano dati e informazioni che poi non vengono utilizzati
  • Persone che sottopongono documenti ad autorizzazioni non necessarie ed elevata burocrazia che richiede movimentazione frequente di documenti, verbali, report etc.

Possibili soluzioni:

  • Definire accuratamente il flusso delle attività a valore riducendo, il più possibile, movimenti inutili delle persone
  • Archiviare i documenti il più possibile in formato elettronico, compresi i messaggi di posta elettronica, in modo che siano velocemente rintracciabili, per evitare, se non altro, perdite di tempo e movimenti inutili nella loro ricerca
  • Definire mailing list di destinatari interessati alla ricezione di informazioni urgenti e strettamente necessarie allo svolgimento del loro lavoro, evitando messaggi “per conoscenza” che rischiano di intasare le caselle di posta, o vengono cestinati direttamente oppure letti velocemente, generando errori e incomprensioni
  • Per la routine, istituire frequenti incontri di breve durata tra i vari uffici (almeno due incontri giornalieri della durata di 5 minuti ciascuno), per comunicare e informare i colleghi sullo stato di avanzamento delle attività o per altre comunicazioni non urgenti, riducendo drasticamente l’invio di e-mail, burocrazia e errori
  • Filtrare le chiamate telefoniche in entrata attraverso l’analisi delle richieste più frequenti, incaricando personale competente e di pertinenza a fornire certe tipologie di risposte
  • Definire i casi in cui effettuare chiamate al telefono, riducendole allo stretto necessario e per evitare inutili perdite di tempo, per chi chiama e per chi risponde
  • Analizzare le attività delle persone definendo regole precise in modo da evitare ridondanze di informazioni o duplicazioni di attività
  • Definire e organizzare i dati e le informazioni utili per il loro utilizzo
  • Eliminare le autorizzazioni non necessarie ed evitare la burocrazia

Nell’immagine successiva si possono osservare esempi di movimenti delle persone. È bene precisare che il muda di movimento, viene generato dallo spostamento delle mani e delle braccia, mentre il muda di trasporto è generato dallo spostamento delle gambe e dei piedi nell’atto del camminare. l muda vengono solitamente banalizzati dalle persone. Non gli si da troppa importanza o, peggio, li si considera necessari e poco influenti sull’efficienza delle persone.

Proviamo a fare un esempio: ecco una serie di muda (movimento e trasporto) dovuti all’archiviazione cartecea di un solo documento.

Analizziamo tutte le attività in sequenza:

1 Selezionare il file del documento
2 Selezionare il numero di copie
3 Selezionare il verso della stampa, verticale o orizzontale
4 Selezionare la stampa a colori o in bianco e nero
5 Selezionare l’anteprima di stampa
6 Selezionare i margini di stampa e il numero di fogli
7 Selezionare pagine singole o fronte/retro
8 Cliccare il pulsante di stampa del documento
9 Spostarsi verso la stampante
10 Eventuale attesa dovuta alla coda dietro altri colleghi
11 Caricare di carta il cassetto della stampante
12 Se mancano fogli aprire il cassetto
13 Prelevare la risma di carta confezionata
14 Togliere la confezione
15 Gettare la carta nel contenitore della carta da riciclare
16 Chiudere il cassetto della stampante
17 Premere il pulsante di avvio stampa
18 Sostituire eventualmente il toner in caso di cartuccia esaurita (più o meno stessa procedura per l’aggiunta della carta)
19 Prelevare le copie stampate
20 Ritornare alla postazione
21 Graffettare il documento
22 Spostarsi verso il dossier per l’archiviazione
23 Prelevare e aprire il dossier (se manca occorre prelevarlo dalla cancelleria spostandosi e ritornando nell’archivio)
24 Prelevare la cartellina trasparente
25 Inserire il documento nella sezione corretta
26 In assenza del separatore, prelevare un separatore
27 Scrivere sul bordo del separatore il riferimento per facilitare la ricerca del documento
28 Inserire il separatore e il documento
29 Chiudere il dossier
30 Riporre il dossier nello spazio apposito
31 Ritornare nella propria postazione/scrivania

Vi rendete conto di quante attività a non valore vengono svolte con naturalezza senza nemmeno rendercene conto? Provate a moltiplicare tutte queste attività per il numero di volte al giorno in cui vengono effettuate, per il numero di persone presenti negli uffici, tutti i giorni!