Vi piacerebbe lavorare in una azienda dove le persone sono motivate, coinvolte, partecipano attivamente ai programmi di miglioramento, non sentono la fatica e sono orgogliose del loro lavoro?
Vi piacerebbe lavorare in una azienda che sa ascoltare i propri dipendenti, accoglie positivamente le idee e i suggerimenti e, grazie alle vostre idee continua a migliorare? Bene, questo è lo scopo della 5°S!
SHITSUKE: Sostenere, seguire le regole, superare lo standard – La 5°S è la chiave di tutto. Se non si migliora si torna indietro. L’unico modo per mantenere è definire le regole e poi continuare a migliorarle.
Il programma 5S necessita di una disciplina per assicurare che il suo successo continui nel tempo.
La cultura 5S deve diventare parte integrante della vita lavorativa degli Uffici e delle attività eseguite giornalmente, non un’attività “spot” o una moda passeggera. Le attività principali di questo quinto step sono le seguenti:
- Organizzazione di incontri per il monitoraggio dell’andamento
- Miglioramento continuo degli standard
- Effettuare continui audit per misurare i progressi
- Comunicazione continua e diffusa
- Responsabilizzazione e motivazione del personale
- Formazione continua e addestramento
Il Tabellone 5S è il cuore pulsante di tutta la metodologia ed è lo strumento di lavoro che il team adopererà per gli incontri e per monitorare lo stato di avanzamento delle attività.
Nell’immagine in basso sono riportati a titolo d’esempio alcuni momenti di incontro tra i membri del team 5S. questo consente di mantenere vivo l’interesse e la partecipazione delle persone.
Le persone hanno la tendenza a improvvisare, a distinguersi dagli altri e a non rispettare le regole. Mantenere alto il livello di attenzione sul rispetto e sul miglioramento degli standard, riduce di molto la possibilità di deriva e di non rispetto delle regole, definite insieme.
Ma non è sufficiente. Gli standard devono essere migliorati. Tajichi Ohno, padre del modello Lean Office da cui deriva lo strumento delle 5S sosteneva che, se gli standard non vengono migliorati almeno due volte al mese, stiamo lavorando per la concorrenza!
Per questa ragione occorre effettuare Audit frequenti e inserire tra le domande positive la revisione degli standard, per essere certi che il miglioramento non si fermi mai.
Nell’immagine successiva è riportato un grafico che misura l’andamento degli audit. È importante che l’obiettivo fissato sia crescente, nel tempo e che, in presenza di un eventuale degrado (punteggio che decresce) vengano subito messe in atto delle azioni per recuperare.
Secondo la legge dell’entropia applicata ai fenomeni sociali e all’organizzazione, se un sistema non viene continuamente migliorato degrada e non si mantiene.
Quindi, il mantenimento, è un clamoroso errore di visione! L’unico modo per non degradare non è cercare di mantenere ma continuare a migliorare!
Nell’immagine successiva è riportato un grafico che mette in evidenza le domande che non hanno ottenuto una risposta positiva durante l’audit.
Tutte le risposte contrassegnate dalla casella rossa, cioè non positive ai fini dell’audit, dovranno essere inserite in un piano che preveda la loro risoluzione in modo che, nell’audit successivo, diventino verdi, ossia vengano risolte.
Un altro strumento fondamentale della 5°S è il Visual Management, che permette di gestire, mediante semplici strumenti visivi, gli stati di avanzamento dei processi degli Uffici, rendendoli visibili agli attori stessi di processo.
L’obiettivo fondamentale è rendere istantaneamente fruibili tutte le informazioni legate allo stato di avanzamento del processo, mettendo in luce le possibili criticità che si generano, potendole dunque affrontare in tempo reale.
Le metodologie legate al Visual Management, che possono essere utilizzate non solo in fase di svolgimento del processo, ma anche in fase di analisi dello stesso.
Inoltre, riducono notevolmente gli interventi di allineamento intermedio e l’invio inutile di e-mail, dato che permettono il costante aggiornamento di stato con conseguente definizione delle attività di miglioramento da introdurre, nell’ottica di riduzione degli sprechi.
Nelle immagini successive sono visibili alcuni di questi strumenti come Tabelloni riepilogativi.
In questo modo si rende efficiente la gestione del processo e la fase di pianificazione e aggiornamento dello stesso.
La gestione dei processi transazionali nell’ambito degli Uffici, dei processi di servizio e la riduzione degli sprechi è spesso legata ad aspetti intangibili ma di difficile individuazione.
Il lavoro d’Ufficio è basato sulle transazioni. La transazione è l’unità elementare del lavoro d’Ufficio.
I processi transazionali si basano dunque su transazioni e il Visual Management assume un ruolo davvero importante per la gestione dei processi e il monitoraggio dello stato avanzamento e dei flussi informativi ad esso correlati.
Per queste ragioni le tecniche del Visual Management rappresentano davvero un valido strumento di analisi e gestione.
È altresì importante incentivare il sistema di miglioramento con l’introduzione di certificazioni, all’avvenuto raggiungimento degli obiettivi.
Ottenere la certificazione che attesta il raggiungimento di uno step, motiva molto le persone.
Anche la celebrazione del momento è fondamentale per generare circoli virtuosi che servono da stimolo alle persone per andare avanti nel percorso e continuare a migliorare.
La motivazione e la passione per il proprio lavoro si trasformano in azione!
