Vi piacerebbe lavorare in un Ufficio ordinato con tutto ciò che serve a vostra disposizione, comodo, a portata di mano, facile da prelevare e depositare, sistemato in modo chiaramente visibile e intuitivo?
Vi piacerebbe trovare tutti i files sul vostro computer, ben catalogati e archiviati senza perdere tempo tutte le volte per cercarli?
Vi piacerebbe lavorare in un ufficio ben illuminato con spazi ben distribuiti, con postazioni di lavoro ergonomiche, con delle piante che fanno da decoro all’ambiente, con un buon livello di pulizia del pavimento e degli arredi?
Uffici decorosi che, quando vengono i clienti in visita, non vi dovete vergognare di riceverli ma esserne orgogliosi? Nell’immagine successiva potete osservare Uffici che, ormai da diverso tempo, mantengono e migliorano continuamente il loro livello organizzativo.
Vi piacerebbe che il vostro posto di lavoro fosse ergonomico, con tutto ciò che vi serve sempre pronto e disponibile? Vi piacerebbe lavorare in un ambiente bello da vedere, luminoso e organizzato? Bene, questo è l’obiettivo della 2°S!
Nell’immagine in alto sono riportati alcuni esempi di aziende che hanno intrapreso il percorso Lean Office ed hanno implementato il programma 5S negli Uffici.
Noterete, dalle immagini, l’oggettività dell’ordine e l’ottimizzazione degli spazi, l’ergonomia delle poltrone e delle scrivanie, la luminosità, l’adeguatezza degli arredi e la piacevolezza di poter lavorare all’interno di un ambiente così bello.
SEITON: Sistemare – La 2°S consiste nel definire, in modo oggettivo (misurabile) l’ordine e l’organizzazione in un posto di lavoro, negli Uffici.
Cosa significa oggettivo e misurabile? Significa trovare la sistemazione a tutti gli oggetti utili con meno sprechi possibile in termini di movimenti, spostamenti, rotazioni del busto, del polso, facili da vedere, individuare, usare, depositare etc.
Non si tratta semplicemente di riordinare secondo un criterio soggettivo, come si fa di solito quando un ambiente diventa invivibile e poco praticabile, ma di usare metodo!
Come per l’immagine in basso, frutto di un attento lavoro di progettazione ergonomico-funzionale.
Quindi, tutto ciò che serve dovrà avere una sua collocazione precisa, riassumibile nel motto: “un posto per ogni cosa e ogni cosa al suo posto“.
È altresì importante che ogni oggetto si trovi collocato nella posizione più comoda per chi dovrà utilizzarlo, facile da prelevare e da riporre nuovamente al suo posto.
Le postazioni di lavoro dovranno pertanto essere progettate in modo da facilitare, il più possibile, movimenti e spostamenti delle persone definendo:
- La posizione precisa di tutti gli oggetti occorrenti sulle scrivanie e sulle postazioni (vedi immagine precedente).
- Gli arredi e gli archivi (armadi, scaffali, mensole, librerie, etc.) per organizzare il posizionamento degli oggetti e dei documenti nei dossier in modo chiaro, visibile e facilmente individuabile
- Lo standard delle sale riunioni prevedendo il posizionamento degli oggetti previsti come il Proiettore per computers, lavagne a fogli mobili, pennarelli, post-it, ciabatte multipresa per cavi elettrici di collegamento dei Computer etc.
- La cancelleria, in modo che non manchi nulla e che il contenuto non sia superiore al fabbisogno, gestendo in modo veloce e snello il reintegro di ciò che manca
Nell’immagine successiva è riportato l’elenco degli oggetti da organizzare nelle postazioni di lavoro. Ad esempio:
- Oggetti da tenere sulle scrivanie
- Modalità di archiviazione dei files sul computer
- Posizionamento degli attrezzi di uso comune in ufficio
- Modalità di archiviazione dei documenti negli scaffali, il materiale di cancelleria e i dispositivi di protezione individuale per il personale d’ufficio quando si reca nei reparti produttivi
Nell’immagine successiva sono riportati alcuni esempi di sistemazione raggiungibili con la 2°S.
Per decidere la posizione degli oggetti occorre valutare l’impiego effettivo degli stessi durante lo svolgimento delle attività.
I criteri da adottare per la definizione del posizionamento degli oggetti e dei documenti può essere la seguente:
- Cosa si deve fare nell’arco della giornata?
- Per chi lo si deve fare?
- Quante volte lo si deve fare?
- Dove lo si deve fare?
- Perché lo si deve fare?
- Quando lo si deve fare?
Come sottolineato in precedenza, la metodologia 5S mira all’ottimizzazione delle condizioni di lavoro, a tutto tondo, partendo dalla postazione e definendo l’organizzazione migliore per gli Uffici.
Tutto, ma proprio tutto, deve avere una sua collocazione precisa. L’imprecisione può generare delle interpretazioni e, di conseguenza, errori.
Con le 5S si deve passare dal mondo del pressapochismo, alla precisione e alla chiarezza.