Potreste lavorare in un ambiente disordinato con molti oggetti inutili sparsi ovunque? Riuscireste a non inciampare e a non farvi male?
Riuscireste a trovare tutto quello che vi serve ed averlo a portata di mano? Sarebbe possibile curare la qualità del vostro lavoro e dei documenti realizzati? Vi sentireste motivati a lavorare in un ambiente così?
La 1°S è di fondamentale importanza perché, oltre a creare maggior spazio di lavoro attraverso l’eliminazione di molte cose inutili, si cominciano a creare condizioni migliori per l’ergonomia e la sicurezza, del personale degli Uffici.
SEIRI: Separare – La 1°S consiste nel separare tutto ciò che è utile e strettamente necessario da ciò che non lo è.
Nell’immagine successiva è visibile il materiale inutile emerso da alcuni Uffici dopo la 1°S.
In questa fase bisogna riuscire a vincere la tentazione di tenere ancora oggetti che non servono più, ormai da tempo, e sono tenuti in un angolo solamente a prendere polvere.
Oppure non vogliamo separarcene per timore che, un giorno o l’altro, possano tornarci utili.
A meno che non si tratti di documentazione che deve essere tenuta, per ragioni legislative, se non serve più ed è inutilizzata da anni, ha ancora senso tenerla insieme ad altri documenti correnti e di uso frequente?
Tutto ciò che non è funzionale all’attività da compiere crea intralcio, disturbo e disordine e, di conseguenza, spreco di tempo e di risorse.
Nell’immagine successiva sono visibili gli effetti, nel tempo, dovuti all’accumulo compulsivo di oggetti e documenti inutili, negli Uffici.
Inevitabilmente, quando si dovrà decidere l’eliminazione di qualcosa, ci sarà sempre qualcuno che si opporrà.
Del resto, è comprensibile! Questo atteggiamento può anche essere avvalorato dal fatto che qualcuno, dopo essersi sbarazzato di un oggetto mai adoperato, ne avesse poi invece avuto bisogno.
Questo significa che bisogna definire bene i criteri per procedere all’eliminazione di un oggetto.
È bene sottolineare che, eliminare, non vuol sempre dire buttare via. Eliminare vuol dire semplicemente togliere l’oggetto o i documenti inutili da quel contesto.
Nel caso di dubbi sull’utilità di un documento cartaceo, si può sempre trasformalo in un file digitale.
Gli oggetti di dubbia destinazione vengono identificati con un cartellino rosso (Akafuda in giapponese) e listati in un registro, per non perderne traccia. Per ogni oggetto listato, occorrerà valutare un possibile impiego diverso o decidere per la sua definitiva eliminazione, seguendo il percorso più conveniente per l’azienda (vendita ad un possibile acquirente, vendita come rottame etc.).
Per effettuare l’attività di separazione e cartellinatura, il gruppo di lavoro dovrà essere composto da tutte le persone che possono dare un contributo a valore per questa operazione.
Normalmente, le persone coinvolte sono gli impiegati dell’Ufficio stesso, il responsabile e colleghi di altri Uffici.
La 1°S richiede un intervento intensivo del team nell’area scelta come cantiere.
Il cartellino rosso, che accompagna tutti gli oggetti inutili, verrà tolto solo dopo che si sarà presa la decisione definitiva sulla loro destinazione finale.
Tutti i materiali e i documenti che dopo tre mesi hanno ancora il cartellino rosso, possono essere eliminati.
Il tempo di residenza nel “limbo” degli oggetti e dei documenti cartellinati può variare, ma normalmente non supera i tre-sei mesi.
Il programma 5S determina una serie di benefici che hanno un forte impatto sugli Uffici.
I benefici non sono semplici da misurare e contabilizzare a livello economico. Però il loro contributo è fuor di dubbio e anche in modo significativo, in termini di:
- Eliminazione di sprechi e inefficienze
- Miglioramento dell’ergonomia e della sicurezza
- Miglioramento della produttività degli impiegati
- Riduzione degli errori
- Riduzione dei costi
- Ottimizzazione dei flussi di lavoro
- Riduzione del Lead Time del processo transazionale
- Standardizzazione dei processi
- Comunicazioni più efficaci
- Miglioramento del clima di lavoro e dell’ambiente
