L’Office Loss Mapping è lo strumento metodologico di base per l’analisi dei processi degli Uffici, del modello Lean Office.
È uno strumento manageriale di forte impatto visivo in quanto consente di cogliere, nell’insieme e in modo preciso, il valore e le perdite nel processo degli uffici.
La comprensione globale dei processi degli Uffici consente diridefinire completamente le attività, secondo i principi e le logiche Lean Office, per raggiungere traguardi di eccellenza operativa.
Nell’immagine successiva sono riportate le ragioni per le quali il management di un’azienda trarrebbe un estremo vantaggio nell’utilizzo della Office Loss Mapping per i propri Uffici.
La metodologia dell’Office Losses Mapping mette in evidenza e quantifica tutte le perdite degli Uffici.
Con il termine «perdita», si intende l’impiego di una risorsa, a cui è associato un costo, che non aggiunge valore. Nell’immagine seguente sono riepilogate le 18 perdite degli Uffici.
La fase di mappatura delle perdite viene svolta attraverso osservazioni, condotte direttamente negli Uffici.
Si sceglie un processo da analizzare e, successivamente, si osserva cosa accade durante lo svolgimento delle attività eseguite dalle persone.
Durante la fase di osservazione, si utilizza il modulo riportato nella figura successiva.
Nella gruppo di tre colonne titolato: perdita individuata, in corrispondenza delle attività listate, si inserisce la tipologia di perdita rilevata, all’altezza della colonna di pertinenza (disponibilità, produttività e processo).
Mentre si esegue la rilevazione, è consigliabile tenere a portata di mano il foglio con indicate le 18 perdite degli Uffici riportato nell’immagine precedente, in modo da attribuire all’attività la perdita corretta.
Al termine della fase di osservazione, e stilato il modulo analisi perdite degli Uffici, verrà elaborato il deployment delle perdite, stratificato secondo l’analisi di Pareto.