Che cosa si intende per Standard? La definizione di Standard è la seguente: «Lo Standard è il modo migliore (con meno sprechi) di realizzare un’attività, con i mezzi che si dispongono in quel momento, sino al successivo miglioramento».
Dalla definizione si evince che, lo standard, è il punto di partenza del percorso di miglioramento. Il concetto di standard racchiude anche il significato di dinamicità, poiché nel tempo deve migliorare.
Nell’immagine successiva viene dimostrato perché occorre standardizzare un processo.
Nell’immagine successiva viene rappresentata la funzione dello standard. Lo standard è rappresentato dal cuneo, che permette di fissare le regole di partenza.
Ad ogni ciclo di miglioramento lo standard cambia ed evolve. A mano a mano che si procede, migliorano le prestazioni e si riducono gli sprechi.
Un altro concetto fondamentale, legato alla natura dello standard, è illustrato dal seguente aforisma: «ricorda che il bene, è nemico del meglio». Se pensiamo di raggiungere subito la perfezione, rimarremo fermi, ingessati.
Nell’immagine seguente è rappresentato, in forma grafica, il ciclo virtuoso del miglioramento.
Il cerchio riportato nell’immagine a sinistra rappresenta la fase di standardizzazione del processo. Il cerchio di destra rappresenta il miglioramento.
La fase di standardizzazione precede sempre quella del miglioramento. Per SDCA e PDCA si intende, secondo l’acronimo inglese:
- S – Standardize: definisci il modo migliore di compiere un’attività;
- D – Do: Realizzala, mettila in pratica;
- C – Check: Provala, verificala e, se funziona passa alla fase dopo;
- A – Act: Confermala, definisci le regole e forma il personale.
Con il ciclo SDCA termine la fase di standardizzazione, di un processo, di un posto di lavoro, di un ambiente etc.
Poi si passa al ciclo virtuoso del miglioramento, ossia PDCA. Cambia solo la P – Plan, ossia pianifica il cambiamento.
La metodologia di base del Problem Solving è il ciclo PDCA noto anche come ciclo di Deming. È la rappresentazione visiva di un circolo definito “virtuoso” e di miglioramento continuo per prodotti, processi e problemi specifici. PDCA è l’acronimo dell’inglese Plan, Do, Check, Act (“pianifica, prova, verifica, agisci”).
Plan (pianifica): si inizia con la progettazione degli obiettivi e delle attività, si analizza la situazione e si ricercano le cause che hanno generato le anomalie. In seguito a questo è necessario definire le possibili azioni correttive e risolutive della situazione.
Do (implementa quanto pianificato): in seguito a quanto pianificato si procede con la fase realizzativa e pratica. Nel concreto si comincia ad attivare degli interventi anche su piccola scala in modo da risolvere la situazione problematica.
Check (verifica): si analizzano i risultati delle azioni intraprese e si verifica se tali risultati combaciano con gli obiettivi che erano stati definiti nella fase iniziale. Se tutto funziona si passa all’ultima fase altrimenti si apportano ulteriori modifiche correttive, fino a quando i risultati ottenuti sono soddisfacenti.
Act (standardizza): se tutto funziona come desiderato, si rende stabile il cambiamento e lo si inserisce in produzione. In questo caso non è più una prova come nella fase “Do” ma si è pienamente convinti di quello che si sta mettendo in atto al fine di creare cambiamento.
La ruota di Deming si applica a qualsiasi campo e a qualsiasi livello. Alla fine del ciclo, quando il cambiamento è entrato nella normalità, si è pronti per avviare un nuovo ciclo, realizzando così un processo di miglioramento continuo.