Le «5S» sono le iniziali di cinque parole giapponesi che racchiudono la metodologia di base del Lean Office.
Le 5S permettono di ottenere un ambiente e un posto di lavoro più sicuro, estremamente efficiente, organizzato, ordinato e pulito.
Con le 5S, gli Uffici aziendali giungono ai livelli di eccellenza World Class.
Con le 5S negli Uffici si focalizza l’attenzione su tutto il processo, sui comportamenti, sul rispetto delle regole, sull’ordine, sull’organizzazione e sulla prevenzione degli errori.
Le 5S sono un metodo sistematico e ripetibile per l’ottimizzazione degli standard di lavoro e per il miglioramento continuo delle performance operative negli Uffici che trae le sue origini dalla tradizione giapponese.
L’obiettivo delle 5S consiste nell’eliminazione di tutto ciò che è spreco (muda in giapponese) e che non è strettamente funzionale e utile all’attività da svolgere.
Solo dopo aver eliminato, o ridotto il più possibile tutti gli sprechi, con le 5S si procede alla standardizzazione di tutto il processo, punto di partenza del miglioramento continuo. Nell’immagine successiva sono riportati tutti i benefici e le aree di impatto in seguito all’applicazione delle 5S negli Uffici.
L’implementazione del Programma 5S negli Uffici costituisce il punto di partenza che permette il miglioramento di tutte le attività che devono essere svolte e il loro sviluppo successivo.
Con le 5S si mette a punto tutto il processo attraverso la standardizzazione delle attività, che è una delle prime operazioni che dovrebbe essere svolta quando si intraprende un programma di trasformazione Lean.
La ragione è semplice: prima di intervenire su un processo per migliorarlo, occorre innanzitutto poterlo misurare. In assenza di uno standard e di regole definite attraverso procedure condivise, ciascuno tenderà a fare le cose a modo suo, pensando di fare il bene dell’azienda.
Se quindi dovessimo far partire il processo di miglioramento in una situazione come questa, da dove si dovrebbe cominciare?
