La Terza Tappa: Cartografare la Situazione Attuale – Current State Map (as-is)

È la rappresentazione grafica del layout attuale che evidenzia:

• I flussi fisici
• I flussi informativi
• Gli sprechi (muda).

L’analisi passa in rassegna tutte le attività che concorrono alla realizzazione di un prodotto o una famiglia di prodotti, dal fornitore al cliente finale, passando per ogni processo aziendale.

Partendo dagli sprechi emersi nel lavoro di mappatura iniziale, si procede con l’elaborazione della Future State Map, ovvero la rappresentazione grafica del layout futuro (to be), riprogettando i flussi in modo da eliminare gli sprechi e migliorare nettamente le prestazioni.

Successivamente, selezionare i dati da rilevare direttamente sul Gemba con tutto il team. In caso di dubbi si possono intervistare le persone presenti nell’area. In questo modo, oltre a fare chiarezza su quanto si sta rilevando, si coinvolgono le persone che potrebbero arricchire maggiormente l’analisi, nel caso in cui ci sfugga qualcosa.

I dati vanno reperiti lungo il flusso con misurazioni e osservazioni condotte direttamente sul campo. Non fidarsi dei dati messi a disposizione o scritti sui report ma rilevarli direttamente!

È altresì importante svolgere un lavoro di preparazione, prima di andare sul campo a rilevare le informazioni.

Per esempio, da dove partire, chi guida il team durante il percorso, come suddividere le attività di rilevazione in modo da coinvolgere tutti attivamente, chi esegue le interviste, come rilevare i dati, cosa e come contare etc. Occorre, inoltre, dotarsi di una serie di strumenti come:

• Layout del fabbricato
• Metro
• Cronometro
• Supporti rigidi con fogli per prendere appunti e scrivere comodamente
• Penne
• Matite
• Calcolatrice

Ogni partecipante potrebbe occuparsi di una attività specifica. Ad esempio:

• Descrizione delle attività eseguite dalle persone
• Identificazione dei muda rilevati
• Conteggio delle scorte lungo il processo e nei magazzini
• Interviste alle persone
• Conteggio del percorso svolto dalle persone e dai materiali
• Etc.

È importante definire subito un simbolo per identificare l’attività esaminata. Come vedremo in seguito, la mappatura prevede l’utilizzo di una simbologia specifica per distinguere l’attività a valore dalle tipologie di spreco.

Inoltre, è importante rilevare i dati di processo da indicare successivamente nei data box. Il dato che solitamente è difficoltoso da reperire è la qualità. Ad esempio, le riprese, le rilavorazioni, i ritocchi, gli aggiustamenti etc. Per questa ragione bisogna osservare bene il processo durante l’esecuzione e, in caso di dubbi, andare a fondo per comprendere realmente cosa accade.

Di seguito, il modulo analisi di processo da adoperare durante il lavoro di mappatura:

Durante questa terza tappa il focus sui dati da rilevare è riferito principalmente all’attribuzione, per ogni attività svolta, del valore aggiunto (se presente) o della tipologia di spreco, per determinare il tempo di attraversamento che, nelle tappe successive, dovrà essere ridotto, il più possibile. Di seguito alcune ulteriori precisazioni sui dati da rilevare:

• Tempo a Valore Aggiunto (VA): tempo di trasformazione del prodotto (è un di cui del tempo ciclo).
• Tempo a Non Valore Aggiunto (NVA): è l’attività osservata con assenza di valore. Occorre identificare la tipologia di spreco e quantificarla, nel caso della sovraproduzione e dello stock contando il materiale presente in linea o nei magazzini, trasformandolo in giorni di copertura

• Tempo Ciclo (Cycle Time C/T): intervallo di tempo per completare un’operazione sul prodotto, ovvero il tempo che intercorre da quando esce un pezzo dal processo all’uscita del successivo

• Tempo di Attraversamento (L/T): tempo necessario del prodotto per attraversare tutte le fasi di un processo, dall’inizio alla fine

Scopo della cartografia dei flussi è illustrare i processi a livello macro focalizzando l’attenzione soprattutto sugli sprechi, con l’obiettivo di ridurre il Lead Time.

ICONE E SIMBOLI USATI NELLA VALUE STREAM MAP

I simboli e schemi relativi alla VSM si dividono in più categorie e sono i seguenti:

ICONE GENERALI

PER IL FLUSSO DEI MATERIALI

PER IL FLUSSO INFORMAZIONI

Per i non esperti di Lean consigliamo, in questa fase, di utilizzare la simbologia semplificata, composta dai 5 simboli principali: cerchio, quadrato, triangolo, frecce, come riportato nell’immagine seguente:

Terminata l’attività di rilevazione sul gemba, quando si rientra in sala, si comincerà a disegnare la prima mappa (Current State Map/as-is) usando fogli grandi per lavagna mobile, post-it, forbici, pennarelli e nastro adesivo.

Il lavoro consiste nel rappresentare tutti i passaggi e i dati relativi al flusso che avete registrato sul “modulo analisi di processo”, riportando tutte le informazioni necessarie per disegnare il flusso attuale.

Durante l’attività di mappatura si dovranno raccogliere degli esempi di documenti, procedure e tutto ciò che verrà ritenuto utile ai fini dell’analisi e della stesura della mappa.

In fondo alla rappresentazione si riporta la linea del tempo, dove si esplicita quanto tempo “a valore” è contenuto nel lead time complessivo. Uno degli obiettivi della future state map sarà infatti minimizzare i tempi non a valore, a vantaggio di quelli a valore.

Per questo motivo, si dice che la VSM mappa il flusso di valore all’interno dell’azienda: esplicita infatti la presenza del flusso materiale e del flusso informativo, la cui presenza ed organizzazione non sempre è individuata e conosciuta in azienda.

La linea del tempo si riporta nel seguente modo: si traccia una linea al di sotto dei rettangoli del processo e dei punti di stoccaggio per misurare il Lead Time e il tempo di lavorazione lungo il percorso critico.

La linea segue un andamento a gradini (come riportato nella figura in alto) dove, nella parte inferiore, sono indicati i tempi a valore aggiunto (VA), mentre nella parte superiore vengono indicati i Lead Time (LT).

La somma dei valori presenti nella parte superiore della linea del tempo costituisce il Lead Time di produzione, che corrisponde al tempo impiegato da un pezzo per attraversare la fabbrica, partendo dal suo arrivo come materia prima e terminando con la spedizione al cliente.

Nell’immagine successiva è riportato un esempio della Current State Map (as-is) di una azienda del settore alimentare.