Nonostante le difficoltà evidenti, cambiare per le aziende è tutt’altro che semplice. L’esperienza ci ha insegnato che, la resistenza al cambiamento nell’ambiente degli Uffici, è più forte rispetto ad altri ambienti lavorativi.
Questo fatto può compromettere qualsiasi tentativo d’implementazione del modello Lean Office.
Si potrà tentare di spiegare all’infinito le tecniche, metodologie, principi e concetti e tutto lo scibile sul Lean Office ma, il messaggio, difficilmente giungerà a destinazione.
Per rispetto o per il timore che deriva dalle dinamiche di dipendenza gerarchica dei ruoli, i responsabili non confesseranno apertamente i loro dubbi o il loro diniego, in modo esplicito.
Ma con il trascorrere del tempo, i loro comportamenti non lasceranno più dubbi al riguardo.
Uno degli ostacoli maggiori che, se superato, contribuirebbe in maniera sostanziale a demolire il muro della resistenza, consiste nel riuscire a trasmettere, in modo empatico, la visione che l’azienda desidera realizzare in futuro, con il contributo di tutti i dipendenti.
Condividere una visione comune sul futuro, in mancanza di esempi concreti e riferimenti oggettivi, è un’impresa piuttosto ardua se non impossibile.
Se avessimo a disposizione una sfera di cristallo, potremmo mostrare la trasformazione di un’azienda che ha applicato il modello Lean Office nei propri Uffici.
Con i risultati visibili ottenuti, non ci sarebbero più dubbi sulla sua profonda efficacia, in termini di:
Condivisione reale e veritiera della strategia aziendale a tutti i livelli, Top-Down Bottom-Up.
Alto livello di comunicazione: all’ingresso in azienda e attiguo agli Uffici, si trovano dei pannelli che illustrano l’organigramma e la Vision dell’azienda.
All’interno degli Uffici sono visibili gli obiettivi e gli indicatori di risultato, il loro andamento, il gap e le azioni che il Team ha previsto, quelle in corso e quelle ancora da implementare.
Gli obiettivi di ogni singolo Ufficio, sono una declinazione stratificata che deriva dal piano strategico aziendale, e vengono aggiornati dagli impiegati o dai loro responsabili, in modo semplice, diretto e in tempo reale.
Alto livello di coinvolgimento, motivazione e passione del personale d’Ufficio.
Incontri: breviincontri d’Ufficio (5 minuti) in momenti schedulati nel corso della giornata (inizio giornata, metà giornata, fine giornata).
Negli incontri ci sono impiegati e responsabili, intorno ad un Tabellone che riassume, in modo chiaro, tutte le informazioni utili per la gestione dell’Ufficio e il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Durante gli incontri, gli impiegati discutono delle anomalie occorse nella giornata, e propongono idee di miglioramento e soluzioni per risolvere, definitivamente, le cause dei problemi.
Al termine di ogni incontro, ciascun membro del team ha un compito
assegnato che dovrà chiudere e relazionare nei successivi incontri.
Personale degli Uffici contenti di essere polivalenti.
Skills Matrix: ogni impiegato è stato addestrato sullo svolgimento dei propri compiti secondo lo standard di lavoro previsto, con la metodologia Education & Training.
Gli impiegati partecipano alla definizione e validazione degli standard, durante le attività di miglioramento.
Ogni impiegato segue un percorso di addestramento specifico e il suo livello di crescita viene gestito e monitorato con la Skills Matrix.
Sulla skill matrix è riportato il livello di competenza e polivalenza raggiunto dalle persone, gli step mancanti e il piano di addestramento, secondo le necessità dell’azienda.
Grinta da vendere per migliorare continuamente.
Attività di miglioramento: i responsabili d’Ufficio, assistiti da un membro del team di supporto al Lean Office, guidano un gruppo di lavoro impegnato nel miglioramento di un processo transazionale.
Oppure, stanno conducendo un workshop per mappare il flusso delle attività e individuare gli sprechi.
Il responsabile segue un’agenda del workshop precisa alla quale è stato
formato, dalla struttura di supporto all’implementazione del Lean Office.
Azienda che ha sete di crescere ed imparare facendo esperienze dirette sul campo.
Attività di training: un coordinatore del Lean Office Team, addestra un responsabile d’Ufficio o di area, sull’impiego di uno strumento o metodologia di miglioramento.
La formazione viene erogata sulla base del Piano Lean Office Education & Training, che prevede workshop specifici, sulle aree oggetto d’intervento previste dal piano.
Il personale ha già partecipato a diverse iniziative e attività operative e, le metodologie, sono state assimilate dal personale e sono integrate nelle attività quotidiane.
Responsabilità condivise sugli obiettivi.
Riunioni di coordinamento: ogni settore/Ufficio ha un suo team di coordinamento del miglioramento continuo, che si incontra, settimanalmente, per analizzare i risultati e per decidere i passi successivi.
Gli incontri settimanali servono per fare il punto della situazione e ritarare la bussola, se necessario.
Vengono valutati gli scostamenti rispetto al piano di implementazione e le persone espongono le ragioni, le criticità, le azioni intraprese e quello che non è stato possibile portare a termine.
In presenza di difficoltà oggettive in quella sede si decide cosa cambiare nella strategia d’attuazione, ed eventualmente, come ridistribuire il carico di lavoro e l’effort, per portare a termine, con successo, le attività.
Gli incontri, estremamente utili, sono uno strumento fondamentale per la diffusione della cultura del miglioramento continuo.
Durante gli incontri il coinvolgimento del personale è alto. Gli incontri sono strutturati e organizzati secondo le logiche e i principi del Lean Office, in accordo con gli obiettivi strategici aziendali.
Direzione strategica secondo filosofia Lean.
Lavori di Steering Committee: mensilmente, si riunisce il comitato di direzione per la gestione e la governance del percorso di cambiamento.
Si analizzano i risultati ottenuti, le eventuali criticità e si decidono le azioni da attuare nel medio periodo.
Il gruppo di lavoro è composto dai responsabili dei vari Uffici e dalla direzione aziendale.
Tutti i partecipanti sono allineati e conoscono bene cosa desidera l’azienda; inoltre sono coscienti che, attraverso il sistema di produzione Lean Office, troveranno sempre nuove energie e nuovi stimoli per migliorare.
