La Comunicazione inefficace è il padre di tutti gli Sprechi

Personalmente credo che, nel computo dei Muda (sprechi) redatto da Taiichi Ohno (i 7 Muda), fondatore del modello Toyota Production System (TPS), manchi il vero padre, lo spreco con il quale abbiamo a che fare tutti nella vita, continuamente: la comunicazione inefficace.

La cattiva comunicazione è il padre di tutti i muda. Esso si inserisce di fatto all’inizio della lista di Ohno, portando i muda a otto!

La comunicazione è lo strumento più potente, che occorre imparare ad usare, per ottenere il meglio che si possa dalla vita, sia personale che professionale.

Nelle organizzazioni, accade sovente che le persone non amino molto parlarsi. Quando per ragioni di lavoro debbono farlo, spesso emergono dissapori e malumori che possono interferire con la qualità della comunicazione e sulla qualità del risultato del lavoro.

Può accadere per giunta l’opposto: si parlano molto, con uso sovrabbondante di parole inutili e di pensieri contorti e logorroici, che non aggiungono contributi di valore alla comunicazione, ma sottraggono tempo e qualità (spreco).

Una delle ragioni che producono i problemi di comunicazione è, ad esempio, la confusione tra il piano della relazione e quello del contenuto. Nonostante il contenuto a volte possa essere semplice, non si riesce però a trovare un punto di accordo tra gli interlocutori.

Quando alla base di un rapporto ci sono dei problemi, il piano della relazione si sovrappone con quello del contenuto e la comunicazione si complica.

Vi è mai accaduto di litigare con una persona e di non riuscire a comprenderne i motivi? Oppure di non ricordare quando esattamente la comunicazione ha preso una piega diversa? O addirittura non ricordare l’argomento, l’oggetto dello scambio comunicativo?

Il mondo della comunicazione è costellato da un universo di percezioni di cui bisogna tener conto negli scambi comunicativi, altrimenti è impossibile comprendere il punto di vista dell’altro e rimanere focalizzati sull’argomento.

Oltre a generare tutti gli altri sprechi, una comunicazione inefficace sottrae energie al miglioramento per dirigerle altrove, nel regno del caos, del disordine e delle battaglie perse.

Provate a riflettere sui danni che possono derivare da una cattiva comunicazione: istruzioni errate o parziali che possono produrre difetti, reclami, penali, generare problemi di sicurezza, ritardi nelle consegne, perdite di produttività. Per non parlare di malcontento, assenteismo, alto turnover e molto altro ancora. 

Il compito più arduo di tutti è mostrare agli altri come comunicare, a tutti i livelli. Il compito dei manager e dei coach consiste proprio nel dimostrare, con il corretto esempio, come si deve comunicare, come convogliare le energie produttive nella giusta direzione, come negoziare, come tirare fuori il meglio dalle persone, come tras-formare i problemi in opportunità.

È importante saper motivare le persone, infondere fiducia, trasmettere entusiasmo e passione per il proprio lavoro, a livello individuale e, soprattutto, in Team.

Taiichi Ohno nel suo libro «Lo spirito Toyota» (1978, tradotto in italiano nel 1993 – Einaudi), sottolineava l’importanza centrale del Team, scrivendo a tal proposito: «il Team è tutto»!

Un gruppo motivato di sole sei persone è più efficace di diciotto persone che lavorano individualmente. Tre volte di più!

La motivazione è fondamentale. È la benzina per il motore dell’organizzazione. Il ruolo del management, da questo punto di vista, è estremamente importante. Se chi guida un gruppo è motivato, il contagio si diffonde su tutti i membri. Così come l’assenza di motivazione.

È interessante notare come il sorriso o la tristezza siano estremamente contagiosi. Così come l’indifferenza, l’assenza di emozioni.

Come ebbe a dire Herbert Marshall McLuhan nel suo libro dal titolo: “La galassia Gutenberg”: sovente mi capita di trovarmi nella condizione di essere solamente un semplice emisfero destro che ha parlato ad emisferi sinistri.

Ciò che si fa fatica a trasmettere è che, implementare percorsi di cambiamento della portata di un percorso Lean, richiede non solo una conoscenza approfondita e vissuta delle metodologie, ma – soprattutto – la grande capacità e determinazione ad osare, andare oltre le apparenze, crederci veramente, se si desidera concretamente che le cose accadano.

Alcuni manager sono imbarazzati nell’esprimere le proprie emozioni ed esplicitare i loro sogni, ma è proprio attraverso la passione e l’emozione che, gli altri, si sentiranno attratti da un progetto e motivati ad agire, a mettersi in gioco.

Occorre dunque non aver timore di esporsi e lavorare per una buona comunicazione. Perché può veramente fare la differenza!