Di seguito le nove tappe propedeutiche per implementare efficacemente il TOM negli Uffici.
La fase preparatoria prevede in tutto tre tappe implementative, di seguito elencate:
- Informazione generale sul TOM Uffici
- Formazione sul TOM Uffici
- Preparazione dell’organizzazione TOM Uffici
PRIMA TAPPA: INFORMAZIONE GENERALE SUL TOM UFFICI
La prima tappa è essenzialmente divulgativa e mira ad informare tutti i dipendenti sulle intenzioni dell’azienda di voler adottare questo strumento essenziale del modello Lean Office.
La divulgazione può avvenire con diverse modalità: seminari per far conoscere gli scopi e le finalità del TOM, i risultati che si possono raggiungere, le modalità attraverso le quali dovrà essere introdotto all’interno degli Uffici dell’azienda.
Soprattutto, è importante comunicare il senso l’urgenza che richiede l’applicazione di questa metodologia.
Si possono anche adoperare tabelloni divulgativi sullo strumento, esempi di aziende eccellenti, videofilmati etc.
SECONDA TAPPA: FORMAZIONE SUL TOM UFFICI
La seconda tappa prevede la formazione iniziale sul TOM. Lo scopo è l’approfondimento della tecnica, in particolare:
- Origini Significato del TOM, finalità e obiettivi
- Gli step che compongono lo sviluppo e l’implementazione del TOM;
- Il concetto di Perdita e le diciotto Tipologie di perdita degli Uffici
- Il Problem Solving e gli strumenti per aggredire le Perdite
- Il concetto di Standard Work
- L’importanza della misura
- Gli indicatori per misurare l’efficienza e l’efficacia negli Uffici
- Etc.
Un concetto fondamentale del TOM Uffici su cui verte buona parte della formazione è la misurazione dell’indicatore di produttività FTE, acronimo di: Full Time Equivalent.
Questo indicatore misura, in modo preciso, il tasso di produttività degli Uffici e indica il numero di risorse necessarie, o effettivamente consumate, per eseguire un’attività o per attuare un progetto.
Come possiamo calcolarlo in modo semplice e rapido? Proviamo con un esempio. Ipotizziamo di avere un’attività di commercializzazione di beni elettronici, in cui operano due addetti.
Il primo lavora con un contratto part-time verticale per 2,5 giorni a settimana, quindi 20 ore a settimana, per 35 settimane. Il secondo lavora con un contratto part-time orizzontale per un totale di 30 ore a settimana, per 40 settimane.
In un anno, lavoreranno per un totale di 1.900 ore. I giorni lavorabili in un anno sono, in teoria, 254, per un totale di 2032 ore.
L’FTE annuale per la nostra attività è quindi pari a 0,935 (1900 / 2032).
Nell’immagine successiva sono descritti altri esempi per il calcolo del FTE, nel caso di lavori a bassa frequenza (a spot o una tantum).
TERZA TAPPA: PREPARAZIONE ORGANIZZAZIONE TOM UFFICI
Il TOM richiede un’organizzazione di supporto per la sua implementazione. In primis il Top Management, che dovrà fornire:
- Il giusto livello di commitment, per garantire l’evoluzione del progetto secondo il programma previsto
- Il Master Project Plan, condiviso con i dipendenti
- Fornire il supporto necessario ogni qualvolta si renda necessario
Le difficoltà maggiori potrebbero verificarsi nel periodo iniziale e durante la fase di estensione.
Queste due fasi richiedono, normalmente, un effort maggiore e le attività richieste per il loro sviluppo e implementazione, potrebbero confliggere con quelle di routine, svolte sempre dalle stesse persone.
Oltre al ruolo svolto dal management team c’è bisogno di nominare un Team Leader o TOM Manager con il ruolo di organizzatore, motivatore e formatore degli animatori.
Gli animatori hanno il compito di seguire, direttamente sul campo, i cantieri per lo sviluppo e la fase di estensione del progetto, fornendo un supporto operativo ai team operativi.
Essendo il TOM uno strumento di forte impatto organizzativo, si può senza dubbio definire un progetto globale dell’azienda.
