Come Comunicare in modo snello, veloce ed efficace

Le aziende che nel tempo sono riuscite a procedere, con costanza e continuità, nel percorso di cambiamento, in meglio, statisticamente sono quelle che si sono dotate di strumenti visivi semplici, frutto di elaborazioni più complesse, per una governance efficace dei processi. Uno degli strumenti più efficaci e, al contempo, di facile gestione è il SIM (Short Interval Management).

Le SIM sono incontri brevi sul campo della durata massima di 5 minuti. Nelle sale riunioni spesso questa percezione viene a mancare perché manca il contatto visivo delle cose.

Per questo motivo occorre andare direttamente nei luoghi dove accadono i fatti, cioè nel Genba [genba (现 场) in giapponese: luogo reale, dove accadono le cose], dove gli oggetti e le anomalie delle quali si vuole discutere sono visibili a tutti.

Gli incontri potranno pertanto svolgersi nel reparto produttivo, all’interno del magazzino, nel laboratorio o nell’ufficio di pertinenza. In questo modo le persone saranno costrette a lavorare sui processi comunicativi e ad allenarsi cercando di rimanere centrati su quanto si sta dicendo, senza divagare.

Entro tale tempo devono essere svolte tutte le attività. Se al termine del tempo schedulato non si è potuto concludere l’esame di quanto era previsto, allo scadere del tempo ciascuno torna comunque al proprio lavoro.

Gli incontri Lean, oltre alla caratteristica della durata e del luogo, ne hanno un’altra che è di fondamentale importanza: la valenza visiva, ovvero il Visual Management. Normalmente si usa un Tabellone, sistemato nel luogo deputato per gli incontri, che permette di:

• Essere sempre preparati su ciò di cui si deve discutere
• Prendere più velocemente le decisioni
• Avere un quadro di sintesi delle attività e dello stato di avanzamento
• Visualizzare il piano azioni dove, per ogni attività individuata, si troverà il responsabile ed una data di scadenza
• Coinvolgere tutte le persone presenti
• Rimanere maggiormente focalizzati e centrati sugli argomenti
• Monitorare rapidamente lo stato di avanzamento

I giapponesi, ad esempio, usano l’Asaichi (あ さ イ チ), termine che significa: “Mercato del Mattino”, simile al mercato del pesce in Giappone.

Il nome rappresenta in qualche modo la modalità di gestione e l’obiettivo di un incontro, opportunamente adattato alle specifiche esigenze produttive.

Risulta essere, per la sua praticità ed efficacia, un potente strumento organizzativo di management, per la gestione, la condivisione degli sprechi e la schedulazione delle attività di miglioramento.

In presenza di anomalie di soluzione non immediata che possono emergere durante gli incontri SIM, occorre occuparsene applicando strumenti di Problem Solving per la loro risoluzione.