La fase preparatoria prevede in tutto tre tappe implementative per implementare efficacemente il TOM negli Uffici, di seguito elencate:
- Informazione generale sul TOM Uffici
- Formazione sul TOM Uffici
- Preparazione dell’organizzazione TOM Uffici
PRIMA TAPPA: INFORMAZIONE GENERALE SUL TOM UFFICI
La prima tappa è essenzialmente divulgativa e mira ad informare tutti i dipendenti sulle intenzioni dell’azienda di voler adottare questo strumento essenziale del modello Lean Office.
La divulgazione può avvenire con diverse modalità: seminari per far conoscere gli scopi e le finalità del TOM, i risultati che si possono raggiungere, le modalità attraverso le quali dovrà essere introdotto all’interno degli Uffici dell’azienda.
Soprattutto, è importante comunicare il senso l’urgenza che richiede l’applicazione di questa metodologia.
Contemporaneamente si possono organizzare incontri con gli Uffici che saranno progressivamente coinvolti nel percorso di cambiamento.
Si possono anche adoperare tabelloni divulgativi sullo strumento, esempi di aziende eccellenti, videofilmati etc.
SECONDA TAPPA: FORMAZIONE SUL TOM UFFICI
La seconda tappa prevede la formazione iniziale sul TOM. Lo scopo è l’approfondimento della tecnica, in particolare:
- Origini Significato del TOM, finalità e obiettivi;
- Gli step che compongono lo sviluppo e l’implementazione del TOM;
- Il concetto di Perdita e le diciotto Tipologie di perdita degli Uffici;
- Il Problem Solving e gli strumenti per aggredire le Perdite;
- Il concetto di Standard Work;
- L’importanza della misura;
- Gli indicatori per misurare l’efficienza e l’efficacia negli Uffici;
- Etc.
